Virtuelle Konferenzlösung – brauchen wir sowas?

… und wenn ja: Wie finden wir das passende Konferenztool? Das ist eine Frage, die uns unsere Kundinnen und Kunden immer mal wieder stellen.  

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Wozu dient eine virtuelle Konferenzumgebung?

Stell dir vor, du besuchst eine Tagung. Also so eine in Präsenz, mit Räumen und Menschen zum Anfassen und Häppchen und so. Üblicherweise findet das in einem Konferenzzentrum oder Tagungshotel statt. Du kommst, meist in ein Foyer, und findest dort idealerweise alle Infos, die du brauchst: die Tagesordnung, Angaben zu Räumen für parallele Sessions, Infos zu Vortragenden und manchmal gibt es auch eine Teilnehmendenliste, die irgendwo aushängt.

All das (und noch mehr) bildet eine Konferenzlösung ab. Nur eben online.

Ab welcher Größe meiner Veranstaltung brauche ich so ein Tool?

Die Teilnehmendenzahl oder Dauer ist nicht immer das wichtigste Kriterium. Für einen einfachen, linearen Fachtag mit hintereinander ablaufenden Programmpunkten reicht meist ein Meeting in Zoom oder einem anderen Videokonferenztool – ob die Veranstaltung nun 2 oder 8 Stunden dauert, und fast egal, ob 20 oder 400 Menschen teilnehmen sollen. Auch wer zum Ausklang ein Loungetool fürs freie Netzwerken einbinden möchte, braucht nicht zwingend die orientierende Hülle, damit die Teilnehmenden den Raum reibungslos wechseln können.

Doch treffen eines oder mehrere der folgenden Kriterien zu, empfehlen wir gern eine Konferenzlösung:

• es finden mehrere Sessions parallel statt
• mehrere verschiedene Tools kommen zum Einsatz, etwa ein Loungetool oder Kollaborationstools o. ä.
• die Veranstaltung geht über mehrere Tage
• die Teilnehmenden sollen sich vernetzen können
• Außenwirkung und/oder professionelle Anmutung der Veranstaltung spielen eine Rolle

Natürlich ist auch das Budget ein Kriterium, denn die meisten Konferenzlösungen gibt es erst ab mehreren tausend Euro bis hin zu fünfstelligen Summen für die Lizenz – und oft kommt noch der Aufwand für Einrichtung und Anpassung dazu.

Was können denn diese Konferenzumgebungen?

Das Angebot ist sehr heterogen und so fällt ein Überblick schwer. Eine umfassende (vollständig kann so etwas ja nie sein) Übersicht gibt es z. B. hier bei MICEstens digital, einem ohnehin lohnenswerten Infoportal rund um Online-Veranstaltungen: https://www.micestens-digital.de/virtuelle-messe-virtuelles-event/

Die Bandbreite ist riesig – von der schlanken Lösung mit einfachen Funktionalitäten bis zur virtuellen Messe in 3D, mit oder ohne Anmeldefunktion, mit oder ohne integrierte Livestream-Funktionalität, mit oder ohne Vernetzungsmöglichkeiten und vielen anderen Features – der Komplett-Durchblick ist auch für Profis nicht trivial.

Und wie finde ich nun das passende Konferenztool für meine Veranstaltung?

Tatsächlich bilden die o. g. Kriterien schon eine gute Orientierung:

Mehrere parallele Sessions können natürlich innerhalb eines Zoom-Meetings mit Breakout-Räumen dargestellt werden. Doch die haben nicht immer die volle Funktionalität, lassen sich beispielsweise nicht weiter unterteilen. Und wenn sich z. B. Teilnehmende vorab zu bestimmten Workshops anmelden sollten, ist der Zugang zum jeweiligen Seminarraum über ein Konferenztool einfach komfortabler. So nutzten wir für eine große Auftaktveranstaltung mit rund 500 Teilnehmenden ein Konferenztool, weil in der zweiten Hälfte drei parallele Foren in separaten Zoomräumen mit entsprechend vielen Teilnehmenden stattfanden. Diese erhielten über die Konferenzlösung bequem Zutritt zu den Foren und konnten ohne weitere Unterstützung bei Bedarf zwischen diesen wechseln.

Kommen verschiedene Tools zum Einsatz – etwa eine Lounge für Pausengespräche und/oder Thementische, ein Padlet oder ein Whiteboard für die virtuelle Zusammenarbeit – dann bietet sich ein Konferenztool ebenfalls an. Denn dort lässt sich alles übersichtlich verlinken und mit Anleitungen und Erklärungen versehen. Das erleichtert so den Teilnehmenden die Orientierung.

Bei einer mehrtägigen Veranstaltung kann eine Konferenzlösung ebenfalls ihre Vorteile ausspielen – zum Beispiel, wenn auch zwischen den Konferenztagen Kommunikation zwischen den Teilnehmenden möglich sein soll (Stichwort Vernetzung, dazu im nächsten Absatz mehr). Oder wenn es einfach nur darum geht, dass alle den Eingang wiederfinden, wenn der zweite oder x-te Konferenztag beginnt. So begleiteten wir beispielsweise das Symposion eines Berufsverbandes, das über vier halbe Tage verteilt war – es fand jeweils an einem Freitagnachmittag und Samstagvormittag mit einer Woche Pause dazwischen statt. Hier spielte das Konferenztool echten Mehrwert aus, weil die Teilnehmenden nach der Pause einfach wieder darüber auf die Veranstaltung in Zoom zugreifen konnten.

Wünschen sich die Veranstaltenden besondere Vernetzungsmöglichkeiten zwischen Teilnehmenden, raten wir ebenfalls zu einer Konferenzlösung. Denn die meisten Tools ermöglichen das – vom einfachen Austausch von E-Mail-Adressen über 1:1-Videochats bis hin zu zufallsbasierten Netzwerkrunden ist auch hier die Bandbreite groß.

Und das mit der Außenwirkung? Das ist eben auch manchmal ein Faktor. Versenden wir einen schnöden Zoomlink per E-Mail oder laden wir unsere Teilnehmenden in ein gebrandetes Online-Konferenzgebäude ein, das fast keine Wünsche offenlässt? Wo sie per Livestream in der virtuellen Lobby begrüßt werden, sich im Netzwerkkarussell per Zufall vernetzen und an virtuellen Sponsorenständen per Videochat über die dort präsentierten Unternehmen austauschen können? Das kann für so manche Veranstaltung den Unterschied machen.

Und welche Konferenzplattform empfehlen die Lindmanns?

Wir werden uns hüten, hier eine eindeutige Empfehlung zu geben – denn es hängt wirklich sehr stark von den Rahmenbedingungen ab, welche Lösung am besten passt.

Natürlich ist die Erfahrung des Dienstleisters (in diesem Fall von uns) mit einem bestimmten Konferenztool auch ein Kriterium – wenn auch sicher nicht das wichtigste, denn wir arbeiten uns flugs in neue Backends ein und stellen auch bei Demos uns unbekannter Tools die richtigen Fragen. Aber es ist durchaus hilfreich, wenn die Menschen, die das Tool einrichten – also mit Inhalten füllen und optisch anpassen –, schonmal unter die Haube geschaut haben und nicht nur das „Vorneherum“ kennen. Daher nennen wir hier jetzt völlig subjektiv die drei Konferenzlösungen, mit denen wir bislang die meiste Erfahrung sammeln konnten.

Manchmal treffen auch unsere Kunden schon eine Vorauswahl, die wir dann in der Beratung noch etwas schärfen. So haben wir z. B. mit EventMobi und Let’s Get Digital bereits mehrfach gut und gern gearbeitet, vor allem bei großen Konferenzen mit mehreren Hundert Teilnehmenden und von mindestens zwei Tagen Dauer.

Für inzwischen einige unserer Veranstaltungen im kleineren Umfang setzen wir sehr gern auf das Konferenztool LineUpr, weil es für viele unserer Kunden die meisten Anforderungen erfüllt. Noch dazu hat es ein ziemlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, ist DSGVO-konform und wird von einem Dresdner Startup stetig weiterentwickelt.

Doch wir sind sicher, dass das nicht die einzigen Konferenzlösungen bleiben werden, bei denen wir mal unter die Haube gucken dürfen.

Übrigens: Wer an hybride Veranstaltungen denkt, sollte sich ebenfalls mit Konferenztools befassen. Die meisten gibt es auch in einer mobilen Version, was die Verbindung zwischen Teilnehmenden vor Ort und jenen online deutlich erleichtern kann.

Habt ihr Fragen zu virtuellen Konferenzumgebungen? Dann fragt doch mal die Lindmanns!

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