F&A-Tool im Webinar: mehr Struktur, weniger Stress, bessere Interaktion 

Fragen strukturiert sammeln, Durcheinander im Chat vermeiden und die Teilnehmenden besser einbinden: Q&A-Tools machen Webinare und Online-Workshops stressfreier und übersichtlicher.

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Wer kennt das nicht? Vor allem in Online-Formaten mit vielen Teilnehmenden laufen im Chat Geplauder, technische und inhaltliche Fragen munter durcheinander. Zusätzlich wird oft die gleiche Frage mehrfach in unterschiedlichen Formulierungen gestellt. So ist es eine Herausforderung, die wichtigen Fragen und Beiträge eurer Teilnehmenden im Blick zu behalten und auf sie einzugehen. 

Die Folgen? Stress bei Vortragenden und Moderation und Frust beim Publikum, wenn relevante Fragen nicht beantwortet werden.

Mehr Ordnung im Chat mit dem F&A-Tool

Um das zu verhindern, empfehlen wir den Einsatz eines Frage-Antwort-Tools (auch F&A oder Q&A) für euer Webinar oder euren Online-Workshop. Denn es ist der Gamechanger für alle, die Webinare moderieren oder online Vorträge halten. Es bietet eine klare Struktur und steigert die Interaktivität der Veranstaltung. Dabei bleibt alles übersichtlich. 

Wir gehen hier auf die grundsätzlichen Vor- und Nachteile der Funktionalität ein und geben euch Tipps zum Einsatz. Bei den meisten Videokonferenztools oder Konferenzlösungen sind die Q&A-Funktionen vergleichbar.

Wenn ihr konkret wissen wollt, wie ihr das F&A-Tool von Zoom in eurem Webinar technisch einrichtet und welche Einstellungen sinnvoll sind, findet ihr alle Infos in unserem Tooltipp „Das F&A-Tool in Zoom Webinar: für geordnete Fragerunden“

Vorteile der Q&A-Funktion

Wir sind inzwischen große Fans der F&A- oder Q&A-Funktion, da sie vor allem bei größeren Gruppen oder bei Veranstaltungen mit hohem Frageaufkommen sehr viele Vorteile mit sich bringt.

Trennung zwischen inhaltlichen Fragen und Chat-Geplapper

Ein zentraler Vorteil ist die Trennung von inhaltlichen Fragen und sonstigen Kommentaren. Während der Chat oft mit technischen Hinweisen oder Smalltalk der Teilnehmenden vollläuft, landen alle fachlichen Fragen im F&A-Tool. Das ist viel übersichtlicher und spart Zeit, die sonst für das Ausfiltern aus dem Chat notwendig ist.

Wir lieben diese Aufteilung, weil dadurch oft auch der informelle Austausch im Chat lebhafter wird. 

Links die inhaltlichen Fragen im F&A-Tool, rechts der informelle Austausch im Chat. Beides wertvoll!

Keine Doppelung von Fragen

Ein weiterer Pluspunkt: die Priorisierung von Fragen. Teilnehmende können Anliegen mit einem „Daumen hoch“ bewerten, wodurch die relevantesten Fragen automatisch nach oben wandern. Diese Funktion verhindert doppelte Fragen und gibt der Moderation ein klares Bild davon, was das Publikum am meisten interessiert. Das ist vor allem bei einem straffen Zeitplan sehr hilfreich.

Fragen anonym stellen

Ein oft unterschätzter Vorteil des Q&A-Tools ist die Anonymität. Anders als im Chat können Teilnehmende hier Fragen anonym stellen. Dies senkt die Hemmschwelle und bringt manchmal Meinungen oder Anliegen zum Vorschein, die sonst vielleicht nicht aufgekommen wären – besonders bei sensiblen oder kontroversen Themen.

Fragen vor- und wegsortieren

Darüber hinaus bietet die F&A-Funktion mehr Komfort beim Bearbeiten: Meist (zum Beispiel bei Zoom Webinar) lassen sich Fragen markieren, ob sie live (also auf der Tonspur), oder schriftlich beantwortet werden sollen. Die beantworteten Fragen können abgehakt werden und wandern dann in das Untermenü „Beantwortet“, sodass die Moderation den Überblick behält, welche Fragen bereits gestellt wurden. Sehr praktisch ist auch die Möglichkeit, Fragen nach Beliebtheit oder Chronologie zu sortieren. Ein Feature, das in hektischen Momenten den entscheidenden Unterschied machen kann!

Nachteile der F&A-Funktion

Auch wenn wir die Q&A-Funktion insbesondere bei Webinaren mit vielen Gästen sehr schätzen, so wollen wir die (wenigen) Nachteile nicht verschweigen: 

Komplexität

Für manche Teilnehmenden, die mit der Funktion nicht vertraut sind, braucht es zusätzliche Erklärungen. Auch wird eine aktive (Co-)Moderation gebraucht – aber das ist bei Webinaren mit hohen Teilnehmendenzahlen ohnehin sinnvoll. 

Technische Hürden

Abhängig von den lokalen technischen Gegebenheiten können manchmal nicht alle Teilnehmenden die F&A-Funktion nutzen. Wer mobil auf ein Webinar zugreift, hat eventuell Mühe, das entsprechende Fenster zu finden. 

Und Personen, die auf einen Screenreader angewiesen sind, können beispielsweise das F&A-Tool in Zoom häufig nicht verwenden. Auch externe Tools mit Q&A-Funktion wie Mentimeter oder AhaSlides sollten daher bei Bedarf vorab auf Zugänglichkeit geprüft werden.

Zusatzkosten

Zumindest bei Zoom braucht es für die Funktion eine Zusatzlizenz wie zum Beispiel Zoom Webinar oder einen Zoom Business Account. Im normalen Meeting ist F&A nicht enthalten. Auch externe Tools kosten normalerweise eine Gebühr.

Wann F&A einsetzen?

Unsere Empfehlung: F&A eignet sich für viele Formate – aber nicht für alle

Wir sind inzwischen dazu übergegangen, bei bestimmten Formaten grundsätzlich die F&A-Funktion einzusetzen. Wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllt ist, halten wir ein F&A – egal, ob im Videokonferenztool integriert oder als zusätzliches Tool – für sinnvoll:

• starker inhaltlicher Fokus, bei dem viele Fragen zu erwarten sind – also z. B. eher Info- als Austauschveranstaltungen, eher Vorträge als Workshops
• viele Teilnehmende (unserer Erfahrung nach spätestens ab höheren zweistelligen Zahlen sinnvoll)
• enger Zeitplan, der ein strenges Management von Fragen und Antworten verlangt

Für Referierende und Moderation reduziert das F&A-Tool ganz klar den Stress. Es ermöglicht eine gezielte Interaktion mit dem Publikum, spart Zeit und schafft eine professionelle Atmosphäre

Habt ihr noch Fragen zum sinnvollen Einsatz von Q&A-Funktionen bei Webinaren und Online-Veranstaltungen? Schreibt uns! Wir unterstützen gern!Folgt @Lindmanns auf LinkedIn und abonniert unseren Newsletter, um weitere Tipps, Ratgebertexte und Erfahrungsberichte nicht zu verpassen.