Präsenz digital aufwerten: beide Welten sinnvoll verbinden

„Endlich wieder in Präsenz!“ – das seufzten sogar wir als überzeugte Fans von Online-Veranstaltungen. Denn klar gibt es Dinge, die im physischen Miteinander besser funktionieren. Doch digitale Elemente können die Präsenz ordentlich aufwerten.

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Wie? Das zeigen wir am Beispiel einer Präsenz-Veranstaltung unseres Berufsnetzwerks: Das Texttreff-Workshopwochenende (TTWW), das wir seit 2012 ehrenamtlich mitorganisieren, konnte nach zwei Jahren Corona-Pause endlich wieder in Präsenz stattfinden. Doch hatten wir inzwischen so viele praktische Tools für Online-Formate genutzt, dass wir beschlossen, die Präsenz mit einer Prise Digital zu veredeln – mit diesen Vorteilen:

• Reibungslose Anmeldung zur Veranstaltung und zum Workshopprogramm mit einem Anmeldetool
• Alles im Blick und schnelle Kommunikation dank mobiler Konferenz-App
• Abfragen und Stimmungsbilder via Voting-Tool
• Erinnerungen digital festhalten auf digitalen Pinnwänden

Wir planten das TTWW in einem umsichtigen, Corona-konformen Format mit reduzierter Teilnehmerinnenzahl und großer gegenseitiger Rücksichtnahme in Form von Selbstverpflichtung zum Impfen, Testen und Maske-Tragen. Klingt spaßbefreit? Ganz im Gegenteil.

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Kunde:
Texttreff-Workshopwochenende (TTWW)

Eckdaten:
82 Teilnehmerinnen, vier Tage in Präsenz, vielfältige Agenda aus Workshops, Rahmenprogramm und einem Barcamp-Nachmittag

Leistungen (gemeinsam mit dem Netzwerk-Orgateam):

• Konzeption und Moderation
• Projekt- und Informationsmanagement
• Einrichten und Steuern von Tools

Eingesetzte Tools, Medien, Methoden:

• Pretix als Anmeldetool
• Google Docs und interne Website für Info-Management
• Konferenz-App LineUpr zur Orientierung und Kommunikation vor Ort
• Mentimeter für Befragungen
• Padlets für Inputs der Teilnehmerinnen

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Vorgeschichte

Für uns Lindmanns ist das TTWW etwas Besonderes, denn hier lernten wir uns 2009 kennen, arbeiteten ab 2012 im Orgateam mit und wandelten 2020 das etablierte Präsenz-Format in eine lebendige Online-Veranstaltung um. Das war der Startschuss für unser gemeinsames Unternehmen. Der Rest ist Geschichte.

Das Workshopwochenende lebt von der Idee, sich gegenseitig Wissen zu schenken (tatsächlich fallen lediglich Kosten für Unterkunft und Verpflegung im Tagungshaus an). Denn im Texttreff ist eine große Bandbreite an beruflichen Backgrounds vertreten – von Autorinnen über Journalistinnen, PR-Beraterinnen, Lektorinnen, Übersetzerinnen bis zu Finanztexterinnen und Frauen aus vielen anderen Berufen rund um Schreiben und/oder Kommunikation. Wir treffen uns also einmal jährlich, um uns gegenseitig Workshops zu geben und die gemeinsame Zeit zum Netzwerken und Vertiefen persönlicher Beziehungen zu nutzen.

Analoge Digitalisierung

Lange Wege, viel Platz und doch manchmal Gedränge

Wir tagen in einer großen Abtei mit Tagungszentrum – das bedeutet: lange Wege zwischen Alt- und Neubau und auf verschiedenen Stockwerken. Bisher hatten wir alle Infos zu Workshops, Räumen usw. zentral auf analoge Infoboards in der Nähe der Rezeption gepinnt. Entweder schrieb man sich eine persönliche Programmliste auf einen Zettel oder lief nach jedem Workshop zum Infoboard, um nach dem nächsten Programmpunkt zu schauen. Eine Handyliste auf Papier am Infopoint half bei Verabredungen in der weitläufigen Anlage. Abgesehen davon, dass es in Sachen Datenschutz fragwürdig war, bedeutete auch das wieder eine ziemliche Lauferei.

Auch beim Barcamp pinnten wir die Sessions auf Zetteln an eine Wand. Groß war dann immer das Gedränge, wenn alle ein Foto vom Sessionplan machen wollten, um die Informationen direkt mitzunehmen und sich damit lange Wege zu ersparen.  

TTWW für die Hosentasche

In diesem Jahr hatte jede der Teilnehmerinnen alles handlich auf dem Smartphone dabei: Wir setzten die Konferenz-App LineUpr ein, auf der das komplette Programm mit allen Infos und Räumen etc. hinterlegt war. Das Tool nutzten wir in den letzten zwei Jahren schon häufig bei Online-Veranstaltungen als virtuelles Tagungshaus, um beispielsweise bei parallelen Foren die Teilnehmenden in die richtigen Zoom-Räume zu lotsen oder eine digitale Lounge zu verlinken.

Als Präsenz-App funktionierte die aufgeräumte Software mindestens genauso gut, und zwar hierfür:

• Überblick über alle Programmpunkte und Räume
• Persönliches Programm über Favoriten
• Übergreifender Chat mit allen
• Ankündigungspostings des Orgateams
• Infos, Links und Beteiligungsmöglichkeiten an einem (digitalen) Ort

Es war auch möglich, andere direkt anzuchatten und sogar per Videocall anzurufen. Und wer wollte, konnte die eigene Handynummer im Profil freigeben.

Arbeit vereinfachen

Erleichterungen für das Orgateam

Den Sessionplan vom Barcamp bauten wir schnell ins Tool ein, sodass das Gedränge vor dem Sessionboard ebenfalls entfiel.

Und wir vom Orgateam konnten kurzfristige Ankündigungspostings an alle absetzen – sehr praktisch bei Raumänderungen, Verschiebungen oder wenn man doch mal was vergessen hatte anzusagen. Früher brüllten wir das immer durch den Speisesaal – auch das vermisste niemand.

Erinnerungen digital festhalten

Wir lieben Mentimeter – es gibt kaum eine Lindmanns-Veranstaltung ohne abschließende Wortwolke. Auch das funktionierte in Präsenz per Smartphone, und so gab es zu Beginn eine Vorfreude-Frage und jeden Abend die Frage nach dem Wort des Tages.

Auf Padlets konnten die Teilnehmerinnen Erinnerungen und Begegnungen während des Wochenendes per Kommentar und/oder Bild hochladen und auch das interne Fotoblog des Texttreff verlinkten wir in der App.

Das brachte echten Mehrwert gegenüber den reinen Präsenzveranstaltungen der prä-pandemischen Jahre, und nun haben wir auch digitale Erinnerungen, die auf unserer internen Veranstaltungswebsite gesammelt werden.

Seriell hybrid

Einmal im Jahr Präsenz, dazwischen Online-Formate

Noch etwas brachte uns die Erfahrung mit den Online-Formaten der vergangenen beiden Jahre: Wir möchten auf Online-Workshops nicht mehr verzichten. Sie funktionieren als Fortsetzung und Ergänzung von Präsenz-Angeboten oder als ganz eigenständiges Format. Oder wenn sich wie so oft die Klagen mehren: „Ich hätte deinen Workshop beim TTWW so gern besucht, aber er lag parallel zu meinem eigenen!“ – nun müssen die Kolleginnen nicht mehr auf eine Wiederholung im nächsten Jahr hoffen, sondern bekommen das Angebot vielleicht schon in ein paar Wochen online mit. Auch informelle Formate wie Meetups, Stammtische in Hochinzidenz-Zeiten, virtuelles Co-Working oder Kaminzimmerlesung haben sich inzwischen fest im Jahreskalender des Texttreff etabliert.

Fazit:

Präsenz ist toll. Online ist toll. Die Kombination kann sogar noch toller sein.

Nachtrag: Seit 2022 nutzen wir LineUpr nun immer als Konferenz-App vor Ort.

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