Starker Auftakt in passendem Rahmen

„Wir brauchen eine Konferenzplattform für unsere Auftaktveranstaltung. Aber welche ist die richtige für uns?“ Mit dieser und vielen anderen Fragen trat die Koordinierungsstelle einer großen Forschungsinitiative an uns heran. Und so starteten wir bei diesem Kundenprojekt zunächst mit einem intensiven Tool-Scouting.

Denn es gibt eine ganze Reihe sehr guter Lösungen, mit denen man auch große Events professionell umsetzen kann. Wir suchten also eine geeignete Konferenzlösung für die zweitägige Kick-off-Veranstaltung einer vom BMBF geförderten Forschungsinitiative. Entscheidend war – wie immer –, dass sie die wichtigsten Anforderungen des Kunden erfüllen sollte:

viele Möglichkeiten für inhaltlichen Austausch und Vernetzung
ein ausgereiftes und stabiles Tool, um eine professionelle Durchführung zu gewährleisten
eineansprechende Optik, die der Bedeutung der Veranstaltung und des Forschungsvorhabens zum Erhalt der Artenvielfalt gerecht wird

Der Kunde entschied sich nach unserer Beratung für Let‘s Get Digital von Event Insight. Die Plattform punktete vor allem mit ihrer sehr ansprechenden Optik, die zur gewünschten professionellen Außenwirkung der Veranstaltung entscheidend beitrug.

Kunde:
BMBF-geförderte Forschungsinitiative FEdA

Eckdaten:
ca. 300 Teilnehmende, zweitägige Konferenz, mehrere technische Co-Moderation (Konferenzplattform betreuen, Videokonferenz technisch unterstützen)

Leistungsumfang:

Toolscouting und -beratung
Beratung zu Ablauf und Konzept
Projektmanagement
Einrichtung und Anpassung der Konferenzplattform und anderer Tools
Technische Betreuung, Anleitungen und Technik-Checks
Regie-Check und technische Co-Moderation
Dokumentation: Statistiken, Screenshots, Feedback

Eingesetzte Tools, Medien, Methoden:

Konferenzplattform: Let’s Get Digital
Podiumsdiskussionen
Poster-Sessions
Networking-Funktionen mit interessenbasiertem Matchmaking

Der erste Eindruck zählt – auch online!

Nach dem Einchecken gelangten die Teilnehmenden in eine sehr aufgeräumte virtuelle Lobby, in der sie alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung und einen übergreifenden Chat fanden. An beiden Konferenztagen wurden sie dort in einem etwa viertelstündigen „Morning Briefing“ vom Gastgeber und der Moderation begrüßt, die wir als Livestream aus einer Videokonferenz einspielten.

Auf der großen Lobby-Kachel setzten wir danach die unglaublich starken Naturfotos der National Geographic-Serie Photo Ark in Szene. Aber nicht nur die Optik sorgte für Professionalität: Für die Moderation hatte der Kunde die erfahrenen Medienprofis Dirk Steffens und Anja Backhaus gewonnen, die souverän durch das abwechslungsreiche Programm führten. Es bestand aus Vorträgen, Podiums- und Fishbowldiskussionen sowie Videopräsentationen in Postersessions.

Austausch per Zufallsgenerator

Bei der Veranstaltung kam auch der Austausch nicht zu kurz. Schon das Konzept ließ zwischen den Vorträgen viel Raum für angeregte Diskussionen. Hinzu kamen die Funktionen der Konferenzlösung: So können Teilnehmende und Speaker in Let’s get digital ihre Kontaktdaten in persönlichen Profilen hinterlegen und sich so gezielt vernetzen. Zusätzlich hat es ein 1:1-Zufalls-Netzwerken an Bord, das die Teilnehmenden aktiv nutzten und sehr positiv bewerten. Bei diesen kurzen Runden trifft man immer wieder neue Menschen für wenige Minuten. Das macht nicht nur viel Spaß, sondern verbindet Menschen in Windeseile und stärkt auch das Gefühl, eine gemeinsame Veranstaltung zu erleben.

Fazit: Zufriedenheit auf allen Seiten, Veranstaltungsziele erreicht, die Konferenzplattform bot den passenden Rahmen. Fleißige Lindmanns im Motorraum sorgten für reibungslose Abläufe auf der Bühne.

Wie souverän der Moderator mit technischen Tücken umging: Expertin kopfüber.

Konferenzplattform Let’s get digital

Nachlese der Konferenz auf der FEdA-Seite

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