Kick-off-Konferenz: Starker Auftakt in passendem Rahmen

„Wir brauchen eine Konferenzplattform für unsere Auftaktveranstaltung. Aber welche ist die richtige für uns?“ Mit dieser und einigen anderen Fragen trat die Koordinierungsstelle einer großen Forschungsinitiative an uns heran. Und so starteten wir bei diesem Kundenprojekt zunächst mit einem intensiven Tool-Scouting.

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Denn es gibt eine ganze Reihe sehr guter Lösungen, mit denen man auch große Events professionell umsetzen kann. Wir suchten also eine geeignete Konferenzlösung für die zweitägige Kick-off-Veranstaltung einer vom BMBF geförderten Forschungsinitiative. Entscheidend war – wie immer –, dass sie die wichtigsten Anforderungen des Kunden erfüllen sollte:

• viele Möglichkeiten für inhaltlichen Austausch und Vernetzung der rund 300 Teilnehmenden
• ein ausgereiftes und stabiles Tool, um eine professionelle Durchführung zu gewährleisten
• eine ansprechende Optik, die der Bedeutung der Veranstaltung und des Forschungsvorhabens zum Erhalt der Artenvielfalt gerecht wird

Der Kunde entschied sich nach unserer Beratung für Let‘s Get Digital von Event Insight. Die Plattform punktete vor allem mit ihrer sehr ansprechenden Optik, die zur gewünschten professionellen Außenwirkung der Veranstaltung entscheidend beitrug.

Das sieht sehr gut aus!

Nach dem Einchecken gelangten die Teilnehmenden in eine sehr aufgeräumte virtuelle Lobby, wo sie alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung und einen übergreifenden Chat fanden. An beiden Konferenztagen wurden sie dort in einem etwa viertelstündigen „Morning Briefing“ vom Gastgeber und vom Moderator begrüßt, die wir als Livestream aus einer Videokonferenz einspielten.

Auf der großen Lobby-Kachel setzten wir danach die unglaublich starken Naturfotos der National Geographic-Serie Photo Ark in Szene. Aber nicht nur die Optik sorgte für Professionalität: Für die Moderation hatte der Kunde die erfahrenen Medienprofis Dirk Steffens und Anja Backhaus gewonnen, die souverän durch das abwechslungsreiche Programm führten. Es bestand aus Vorträgen, Podiums- und Fishbowldiskussionen sowie Videopräsentationen in Postersessions.

Austausch per Zufallsgenerator

Bei der Veranstaltung kam auch der Austausch nicht zu kurz. Schon das Konzept ließ zwischen den Vorträgen viel Raum für angeregte Diskussionen. Hinzu kamen die Funktionen der Konferenzlösung: So können Teilnehmende und Speaker in Let’s get digital ihre Kontaktdaten in persönlichen Profilen hinterlegen und sich so gezielt vernetzen. Zusätzlich hat es ein 1:1-Zufalls-Netzwerken an Bord, das die Teilnehmenden aktiv nutzten und sehr positiv bewerten. Bei diesen kurzen Runden trifft man immer wieder neue Menschen für wenige Minuten. Das macht nicht nur viel Spaß, sondern verbindet Menschen in Windeseile und stärkt auch das Gefühl, eine gemeinsame Veranstaltung zu erleben.

Fazit: Zufriedenheit auf allen Seiten, Veranstaltungsziele erreicht, die Konferenzplattform bot den passenden Rahmen und ist grundsätzlich sehr zu empfehlen, auch wenn „unter der Haube“ noch hier und da Optimierungsbedarf war. Aber davon bekam der Kunde kaum etwas mit, denn es steckten fleißige Lindmanns mit den Köpfen im Motorraum und löteten lose Enden schnell zusammen. Inzwischen sind die Bugs laut Anbieter mit dem Wechsel auf ein neues Release behoben.

Lindmanns Leistungen bei diesem Projekt:

• Toolscouting und -beratung
• Beratung zu Ablauf und Konzept
• Projektmanagement
• Einrichtung und Anpassung der Konferenzplattform und anderer Tools
• Technische Betreuung, Anleitungen und Technik-Checks
• Regie-Check und technische Co-Moderation
• Dokumentation: Statistiken, Screenshots, Feedback

Wie souverän der Moderator mit technischen Tücken umging: Expertin kopfüber.

Konferenzplattform Let’s get digital

Nachlese der Konferenz auf der FEdA-Seite

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