„Hauptsache, das klappt alles mit der Technik!“ sagen unsere Kunden oft. Denn Technikprobleme bei Onlinekonferenzen fürchten alle. Das ist der Moment, an dem wir ihnen ein Versprechen geben – und zwar eines, das wir halten können: 1. Es wird eine tolle Veranstaltung 2. Selbst wenn der Redner sein Mikrofon falsch einstöpselt oder die Expertin von der Decke hängt …

Denn so etwas kann bei Online-Veranstaltungen tatsächlich passieren. Es ist großartig, dass sich Menschen von überall auf der Welt sehr unkompliziert in einem virtuellen Raum treffen können. Wir sorgen dafür, dass dieser Raum stabil läuft – aber jede*r Einzelne bringt eben seine oder ihre eigene Technik mit.

Vorher testen gibt Sicherheit – aber nicht unbegrenzt

Selbstverständlich testen wir mit Moderierenden, Redner*innen und den wichtigsten Akteur*innen, kurz: mit jenen, die eine aktive Rolle haben, alles gründlich vor der Veranstaltung: Video, Ton, Bildhintergrund, Licht und Internetverbindung. Auf Wunsch auch die Frisur. Wir geben Tipps, spannen und besprechen Sicherheitsnetze und entwickeln Notfallpläne.

Aber was, wenn das Mikro des Experten trotzdem stumm bleibt, obwohl es eine Stunde zuvor beim Test einwandfrei funktionierte? Dann moderiert ein Profi wie Dirk Steffens einfach souverän weiter. So wie bei einer zweitägigen wissenschaftlichen Konferenz, die wir im Januar betreuen durften:

Er bezog zunächst die anderen Gesprächspartner mit ein, bis schließlich eine schnelle Lösung gefunden war: Streaming per Telefon. Jemand rief den Experten an, legte das Telefon neben sein eigenes (funktionierendes) Mikrofon – und die über 300 Teilnehmenden der wissenschaftlichen Konferenz hörten klar, was der Experte zum Thema beitrug..

Durchatmen, weitermachen

Zufällig war es die gleiche Veranstaltung, bei der die Unternehmerin und Politikerin Sarah Wiener kopfüber angezeigt wurde und wie eine Fledermaus von der Decke hing. Allerdings nicht für alle, denn ca. die Hälfte der Konferenzteilnehmenden sah sie richtig herum.

In solchen Fällen empfehlen wir: zurücklehnen und durchatmen. Dann erlebt man nämlich, dass solche Pannen kurz für Stress, dann für Heiterkeit sorgen und es gleich darauf wieder um die Inhalte geht. Denn das Wichtigste ist schließlich, dass die Menschen, die auf Ihrer Veranstaltung auftreten, etwas zu sagen haben und zu hören sind.

Wir zeigen Ihnen gern, wie man noch mehr Sicherheitsstufen einbaut. Allerdings verpassen Sie dann vielleicht solche schönen Momente wie diesen.

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