So werden Online-Veranstaltungen lebendig!

Lebendige Online-Veranstaltungen konzipieren und begleiten: Dieser Anspruch ist uns so wichtig, dass wir ihn im Firmennamen tragen. Doch wie erfüllen wir ihn, was bedeutet das genau? Und wie erreicht man Lebendigkeit bei Online-Veranstaltungen?

Schon 2020 entwickelten wir ein Grundrezept für lebendige Online-Veranstaltungen, das wir seitdem anwenden. Doch erstmal eine Begriffsklärung:

Was meinen wir mit „lebendige Online-Veranstaltungen“?

Lebendig ist eine Veranstaltung vor allem dann, wenn alle Beteiligten wirklich gemeinsam und aktiv dabei sind, anstatt nur zu konsumieren. Idealerweise vergessen sie, dass sie sich gar nicht in einem physischen Raum befinden, sondern „nur“ in einem virtuellen.

Denn zu den gesetzten Veranstaltungszielen gehört häufig nicht nur eine reine Informationsvermittlung, sondern auch persönlicher Austausch und Vernetzung.

Austausch verstehen wir als echtes Interesse, gegenseitige Wertschätzung und Zuhören. Auch das ist ein wichtiger Baustein für Lebendigkeit.

Achtung! Bei „Informationsvermittlung“ denken viele an ausgedehnte Vorträge mit kurzer Fragerunde im Anschluss. Das geht auch anders! Dazu weiter unten mehr.

Wie erreicht man das nun?

Ihr kennt sicher alle das Gegenteil, wenn nämlich ein Online-Event eben nicht lebendig ist, sondern so zum Gähnen, dass alle nebenher etwas anderes tun. Befragungen zeigen, dass das leider sehr häufig passiert.

5 Prinzipien für lebendige Online-Veranstaltungen

Die Herausforderung lautet also: Aufmerksamkeit gewinnen und halten. Hier kommen nun unsere „5 goldenen Prinzipien“, die wir inzwischen in über 125 Veranstaltungen erfolgreich angewendet haben (sofern man uns ließ).

1. Entzerrung statt Ermüdung

Plant genügend Pausen ein und traut euch, das gesamte Programm zu entzerren. Wir haben z. B. gute Erfahrungen damit gemacht, eine Tagesveranstaltung auf zwei halbe Tage zu verteilen. Insgesamt ist es immer richtig, die Bildschirmzeit zu reduzieren bzw. zu unterbrechen.

Hierbei ist ganz wichtig: Pausen sind Bildschirmpausen! Während man in Präsenz die Pause zum Zusammenkommen nutzen kann, bewegt man sich online in der Pause voneinander weg – also funktioniert Netzwerken nebenbei in der Pause nicht, sondern muss als eigener Programmpunkt geplant werden.

2. Austausch vor Inhalt

Wenn sich Menschen zur gleichen Zeit an einem Ort treffen – egal ob es ein physischer oder ein virtueller ist – dann solltet ihr diese kostbare Zeit dazu nutzen, dass sie sich über Inhalte austauschen und verschiedene Perspektiven kennenlernen können. Die Zeit ist zu schade für reinen Konsum, schlimmstenfalls von endlosen Vorträgen mit zu kurzen Fragerunden. Die reine Inhaltsvermittlung lässt sich auch sehr gut asynchron realisieren, z. B. mit Videovorträgen, Erklärvideos und anderen Medien.

Stichwort endlose Vorträge: Wir sind da sehr streng und sorgen bei unseren Kund*innen manchmal für Schnappatmung, wenn wir sagen „Ein Vortrag sollte nicht länger als 10 Minuten sein, …“. Erleichtert sind sie, wenn wir den Satz vervollständigen: „… ohne die Teilnehmenden einzubeziehen.“ Denn das lockert auf und hält das Publikum bei der Stange. Man kann Fragerunden einbauen oder die Teilnehmenden kurz in „Murmelgruppen“ schicken. Das sind Zufallsbreakouts mit 3-4 Personen für wenige Minuten. Nach unserer Erfahrung kommen sie danach immer plaudernd und angeregt zurück.

3. Inhalt vor Technik

Häufig fragen unsere Kundinnen und Kunden bereits im ersten Meeting nach der Technik. Die Frage beantworten wir aber erst dann ausführlich, wenn das Konzept steht, denn die Tools folgen Ziel und Zweck der Veranstaltung – es sei denn, es gibt bestimmte Vorgaben oder auch Lieblingstools. Und auch wenn wir Lindmanns zugegebenermaßen ein bisschen toolverliebt sind, so beschränken wir doch meist die Auswahl auf solche Werkzeuge, die die meiste Teilhabe erlauben.

Denn auch wenn viele Teilnehmende inzwischen sehr vertraut mit Videokonferenz- und Interaktionstools sind, so gilt das längst nicht für alle. Dazu kommt: Je mehr Tools zum Einsatz kommen, umso mehr Zeit müssen wir für Erklärungen, Testphasen und Übungen einplanen, damit auch wirklich alle mitkommen.

Wir setzen also überwiegend Standard-Tools ein und weichen von dieser Linie nur ab, wenn es einen Mehrwert bringt. Typische Beispiele sind Wahltools bei hybriden oder Online-Mitgliederversammlungen mit Abstimmungen oder Konferenztools bei mehrtägigen oder komplexen Veranstaltungen mit vielen parallelen Sessions.

4. Abwechslung und Unterhaltung

Während der Pandemie 2020/2021 waren Veranstaltende sehr offen für Unterhaltsames. Denn online war zeitweise die einzige Möglichkeit für Begegnungen und diese sollten dann bunt und unterhaltsam sein. Inzwischen sind viele online zu nüchternen, einfacheren Formaten zurückgekehrt und verlagern Spaß und Unterhaltung lieber auf Präsenztreffen. Das ist nachvollziehbar, verschenkt aber viel Potenzial.

Denn auch online bringen unterhaltende Elemente Mehrwert, indem sie das gemeinsam Erlebte verankern und den inhaltlichen Bezug herstellen. Etwa wenn wir eine Veranstaltung per Graphic Recording  begleiten oder mit einem Slam Recording fulminant abschließen.

Gleichzeitig sorgt Unterhaltung auch wieder für mehr Interaktion mit den Teilnehmenden, etwa wenn sie Stichworte für Impro-Theater oder -Musik geben können oder sich in einem Quiz messen.

5. Gemeinsam dabeisein

Eigentlich unser wichtigstes Prinzip: Es sorgt dafür, dass die Teilnehmenden sich wirklich begegnen und das Gefühl bekommen, gemeinsam in einem Raum zu sein.

Wie erreichen wir das? Wir machen sie sichtbar – etwa indem wir sie in der Einlassphase ansprechen und bitten, Kamera und Ton zu testen, einfach durcheinanderzuquatschen. Auch im späteren Verlauf der Veranstaltung ist es wirksam, Teilnehmende zu verschiedenen Zeitpunkten direkt anzusprechen und bestenfalls zu Wort kommen zu lassen.

Gern setzen wir auch analoge Elemente ein, machen Abfragen und lassen die Teilnehmenden etwas gemeinsam tun. Ob das Gruppenarbeiten sind, deren Ergebnisse auf einem Whiteboard festgehalten werden oder gemeinsames Auspacken von Päckchen: Entscheidend ist, dass die Anwesenden etwas zusammen tun – damit ein Gemeinschaftsgefühl entsteht.

Videomitschnitt vom Werkstattgespräch

In unserem Werkstattgespräch „Frag doch mal die Lindmanns! Live.“ haben wir uns mit diesem Kernthema genauer befasst. Den Mitschnitt unseres inhaltlichen Inputs findet ihr hier:

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