Hybride Mitgliederversammlung für mehr Teilhabe

„Wir möchten unsere Jahrestagung hybrid durchführen. Dabei sollen alle Teilnehmenden – online und vor Ort – bei den Vorstandswahlen rechtssicher abstimmen können. Geht das? Und wenn ja, wie?“

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Das fragte uns der Deutsche Musikverlegerverband. Die Verantwortlichen wünschten sich bei ihrer zweitägigen Jahrestagung den persönlichen Austausch vor Ort, wollten gleichzeitig aber auch diejenigen Stimmberechtigten beteiligen, die aus verschiedenen Gründen nicht zum Tagungshotel kommen konnten oder wollten.

Im Herbst 2021 mit hohen Covid-19-Inzidenzen war das hybride Setting eine gute Lösung, um trotz der strengen Zugangsregeln für Veranstaltungen möglichst vielen Stimmberechtigten Teilhabe zu ermöglichen: Ein Teil der Mitglieder nahm vor Ort teil, der Rest schaltete sich online via Zoom zu.

Auch ohne diese speziellen Einschränkungen ermöglicht das Format mehr Stimmberechtigten, von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen. Verbände und Vereine, deren Mitglieder aus unterschiedlichsten Gründen eingeschränkt mobil sind, können so die Teilhabe verbessern. 

In enger Abstimmung mit dem Technikpartner vor Ort realisierten Lindmanns die Online-Wahlen am zweiten Tag. Dabei griffen die Anwesenden vor Ort mobil auf das Wahltool zu, während die Online-Teilnehmenden per Desktop oder ebenfalls per Smartphone oder Tablet abstimmten. So konnten insgesamt rund 150 Wahlberechtigte teilnehmen.

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Kunde:
Bundesweiter Verband

Eckdaten:
85 Teilnehmende online, ca. 70 vor Ort, 2 Stunden, 3 Personen technische Co-Moderation für Wahlvorgänge, Medien und Bildregie, 1 weitere für Telefon- und Mailsupport

Leistungsumfang:

• Konzeptberatung für die Online-Wahl
• Projektmanagement, Absprachen mit Vor-Ort-Team
• Einrichtung Wahltool, Versand digitale Stimmberechtigungen
• Regieplanung, Regiecheck und Technikbriefing vorab
• Regie und technische Co-Moderation, Durchführung der Online-Wahlen
• Support per E-Mail und Telefon
• Dokumentation der Wahlergebnisse

Eingesetzte Tools, Medien, Methoden:

• Videokonferenz: Zoom
• Wahltool: OpenSlides

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Das hybride technische Setup

Die Präsenz-Teilnehmenden befanden sich in einem Tagungsraum mit Podium und lockerer Bestuhlung. Eine Kamera war auf das Podium gerichtet, eine weitere auf das Saalmikrofon für Redebeiträge aus dem Publikum. Diese beiden Kamerabilder wurden in Zoom eingespielt, sodass die Online-Teilnehmenden das Programm im Saal verfolgen konnten. Auf einer Leinwand im Saal war das Geschehen aus dem Zoom-Raum zu sehen und zu hören. So war Interaktion in beide Richtungen möglich – das ist üblicherweise die größte Herausforderung bei hybriden Settings.

Wir Lindmanns waren über Zoom zugeschaltet, das komplette Kundenteam vor Ort, eine Person steuerte von einem Technikraum im Hotel aus das Zoom-Meeting. Da dieses Setup für die komplette zweitägige Veranstaltung galt und wir lediglich im formellen Teil unterstützten, waren wir dieses Mal Gäste in Zoom. Das erforderte zusätzliche Abstimmung vorab, um etwa die Basiseinstellungen des Zoom-Accounts zu klären.

Digitale Abstimmung: online und in Präsenz

Für die Abstimmungen und Wahlgänge nutzten wir das webbasierte Tool OpenSlides. Die Personen vor Ort nahmen mobil auf Smartphones oder Tablets teil, die online Zugeschalteten per Desktop oder ebenfalls mobil. Eine Herausforderung waren die komplexen Regeln des Verbandes zur Stimmberechtigung und Stimmrechtsübertragung, die das Tool dank seiner Flexibilität jedoch problemlos abbilden kann.

Wir richteten vorab die Tagesordnung mit Abstimmungen und Personenwahlen ein und legten die Teilnehmenden mit den entsprechenden Berechtigungen an. Außerdem versorgten wir das Kundenteam mit einem Infodokument und einem Aushang mit QR-Code und Anweisungen zum Login ins Wahltool für die Teilnehmenden vor Ort. Im Dialog mit der Wahlleitung (vor Ort) steuerten wir (in Zoom) die Wahlen und blendeten die Ergebnisse per Screensharing ein.

Bei Wahlen besonders wichtig: alle an Bord holen

In der Veranstaltung selbst sorgten wir wie immer durch ein dichtes Supportnetz für reibungslose Abläufe. Wir öffneten den Zoom-Raum eine Stunde vor dem offiziellen Beginn des formellen Teils und stellten sicher, dass alle sich ins Wahltool einloggen und abstimmen konnten. Eine Testwahl mit Spaß-Inhalt sorgte für gute Laune und klärte nebenbei, wer noch technische Probleme hatte. Die wenigen Fragen ließen sich allesamt per E-Mail, Telefon oder direkt im Zoom-Raum klären.

Tatsächlich war die einzige wesentliche Hürde das Hotel-WLAN, das kurzzeitig überlastet war, als sich alle vor Ort gleichzeitig einloggten. Doch auch das entspannte sich schnell wieder, sodass am Ende 150 Stimmberechtigte – davon rund 85 via Zoom – ihr Wahlrecht ausüben konnten.

Die Vorbereitungs- und Supportzeit ist immer gut investiert, da die folgenden „echten“ Wahlgänge dann in der Regel sehr zügig durchlaufen. Spätestens, wenn auf einen Klick die Ergebnisse projiziert werden, wünscht sich niemand mehr das händische Auszählen aus vorpandemischen Zeiten zurück!

Fazit: Für Verbandstage, Vereinssitzungen oder Jahrestage mit Wahlen kann ein hybrides Setting unter bestimmten VoraussetzungenVorteile bringen: wenn es besonders wichtig ist, dass Menschen vor Ort zusammenkommen und sich vernetzen, gleichzeitig aber möglichst viele Mitglieder teilnehmen können. Allerdings ist das hybride Format mit höherem Aufwand und Kosten verbunden und erfordert in der Vorbereitung mehr Abstimmung und Projektmanagement.

Gleichzeitig gilt: Wer in erster Linie in Präsenz plant, jedoch einem größeren Kreis der Mitglieder die Teilnahme ermöglichen will – für den fallen die Zusatzkosten für die digitale Durchführung der Wahlen im Verhältnis zum Zusatznutzen (schnelle digitale Auszählung, höhere Teilnahme etc.) nicht sehr ins Gewicht.

Übrigens: Wenn Mitgliederversammlungen einen formellen Charakter ohne wesentliches Rahmenprogramm haben sollen, dann empfehlen wir ein reines Online-Setting als schlankes, kostengünstiges Format. Im Übrigen gestalten wir auch solche Veranstaltungen interaktiv und unterhaltsam – wenn man uns lässt!

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