Seriell hybrid: die Zukunft für digitale Veranstaltungen?

Endlich wieder in Präsenz? Oder wird jetzt alles hybrid? Sind Online-Veranstaltungen schon wieder out? Wir sind davon überzeugt, dass „seriell hybrid“ häufig die beste Variante ist. Ein Plädoyer.

Die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche wurde durch die Pandemie in kürzester Zeit mit Warp-Geschwindigkeit nach vorn katapultiert. Ein heftiger Innovationsschub brachte Technik, Tools und eine neue Angebotslandschaft – ebenso wie eine steile Lernkurve bei Veranstaltenden und Teilnehmenden.

Diese Entwicklung lässt sich nicht wieder zurückdrehen. Da sind sich alle Beobachtenden einig. Aber wohin geht die Reise? Wir können auch nicht hellsehen, sind jedoch seit Frühjahr 2020 nicht nur aufmerksame Beobachterinnen, sondern auch aktive Marktteilnehmerinnen. Hier ist unsere Einschätzung, bei der wir ein bisher noch wenig diskutiertes Format in den Ring werfen: seriell hybride Veranstaltungen.

Digitale Veranstaltungen – da geht noch was!

Nachdem Online-Veranstaltungen 2020 in erster Linie als Notfall-Lösungen durchgeführt wurden, entdeckten Veranstaltende und Teilnehmende 2021 schnell auch die Vorteile des reinen Online-Formats – neben dem Infektionsschutz, der es ursprünglich populär gemacht hatte: größere Reichweite, Entfall von Reisezeiten und Übernachtungen, geringer Aufwand zur Teilnahme, Planungssicherheit, Verfügbarkeit von Redner*innen, geringere Kosten für alle Seiten, Klimaschutz u. v. m. Es war erstaunlich, wie schnell die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung auch für nicht digital affine Personengruppen selbstverständlich wurde.

Bis heute orientieren sich jedoch noch viele Online-Veranstaltungen an den gewohnten Abläufen aus der Präsenz-Welt – im besten Fall wird die Agenda etwas angepasst. Aber zunehmend entstehen innovative Formate, die die zusätzlichen digitalen Möglichkeiten nutzen, um die gewünschten Veranstaltungsziele auf ganz andere Weise zu erreichen.

Oder, wie es das Upload-Magazin schon Anfang 2021 formulierte:

„Die wichtigste Frage ist: Was können digitale Events leisten, das bei analogen Events überhaupt nicht möglich wäre?“

Ausblick: Die Zukunft digitaler Events | UPLOAD Magazin (upload-magazin.de)

Wir glauben: Digitale Veranstaltungen werden sich weiter in Richtung eigenständiger Formate entwickeln – durch die stetig zunehmende Erfahrung aller Beteiligten, durch immer neue und verbesserte Tools, aber auch durch innovative Konzepte und Mut zur Veränderung. Dort, wo es seine Vorteile ausspielen kann, wird sich das Online-Format auf Dauer etablieren.

Präsenzveranstaltungen – hier passiert etwas!

Endlich wieder „richtige“ Veranstaltungen! Durch gelockerte Hygienevorschriften ist seit Frühjahr 2022 die Bühne wieder frei für klassisch analoge Events. Der Nachholbedarf ist groß auf allen Seiten, auch wenn es aktuell einige Herausforderungen gibt. Denn die Saison ist verkürzt, die Locations sind knapp und Personal fehlt an allen Enden. Hinzu kommen gestiegene Kosten für Energie, Transport und Rohstoffe sowie unsichere Rahmenbedingungen. Präsenzveranstaltungen sind jedoch nicht wegzudenken, weil Menschen soziale Wesen sind und auf persönliche Treffen nicht verzichten wollen.

Denn was ist der Kern dieses Wunsches nach Begegnung vor Ort? Eine Veranstalterin erzählte von ihrer ersten Präsenzveranstaltung nach Wegfall der Pandemiebeschränkungen:

„Wir hatten Schwierigkeiten, die Leute aus der Kaffeepause wieder in den Vortragssaal zu bekommen. Sie wollten sich endlich wieder miteinander unterhalten.“

Ja, genau: Wenn sich Menschen von anderen Verpflichtungen frei machen, einen Koffer packen und sich auf den Weg machen, um zur gleichen Zeit am gleichen Ort zusammenzukommen, dann möchten sie nicht mehr einfach nur jemandem zuhören. Dafür gibt es inzwischen gute digitale Alternativen. Es muss überzeugende Gründe dafür geben, dass sie vor Ort sind. Dazu gehören: Zeit für echten Austausch, Diskussionen, Möglichkeiten zum Mitmachen, Musik, gutes Essen und Unterhaltung. Onsite kann man viel besser ein Gemeinschaftsgefühl erzeugen als online.

Wir glauben: Präsenzveranstaltungen werden sich ebenfalls stark verändern müssen, um für die Zielgruppen attraktiv zu bleiben. Es wird immer wichtiger, dass sie einen klaren Mehrwert durch das Zusammentreffen vor Ort bieten. Denn hier sind die Ansprüche der Teilnehmenden und der Referent*innen stark gestiegen, seit sie mit digitalen Formaten vertraut sind, die weitaus weniger Aufwand zur Teilnahme erfordern. Auch vor der Pandemie waren tagelange Vortragsveranstaltungen mit kurzer Kaffeepause im Foyer nicht die beste Lösung. Aber zukünftig muss man wirklich mehr bieten, um die Menschen aus ihren Häusern zu locken.

Hybride Veranstaltungen – alle wollen das jetzt!

In diesem Jahr haben hybride Veranstaltungen deutlich an Fahrt aufgenommen. Das ist auf den ersten Blick sehr nachvollziehbar. Denn Präsenzveranstaltungen sind wieder möglich, aber Veranstaltende möchten die Vorteile der digitalen Welt nicht mehr hergeben: Man konnte neue Zielgruppen erreichen, mehr Leute einladen, ohne die Kosten hochzutreiben, hatte weniger Aufwand für Raumsuche oder Catering, und die vielen digitalen Feedbackmöglichkeiten waren schon auch sehr cool. Man konnte Expert*innen aus Übersee für einen Vortrag gewinnen, kam leichter an hochkarätige Keynotes, weil diese auch die Vorteile für sich entdeckt hatten und so weiter.

Doch hybride Formate sind anspruchsvoll und kostenintensiv, wenn sie gut werden sollen.

Wir glauben: Sehr viele Veranstaltende haben inzwischen hybride Formate ausprobiert – und sie tun es noch. Häufig wird dabei der Aufwand unter- und der Nutzen überschätzt. Es wird noch eine ganze Weile dauern, bis genügend Erfahrungen vorliegen, wann das Format wirklich sinnvoll ist, echten Mehrwert bringt und wie es gezielt eingesetzt werden kann. Und zwar so, dass es wirklich das Beste aus beiden Welten liefert. Gerade bei begrenzten Budgets ist das hybride Format oft nicht sinnvoll umsetzbar, und eine rein digitale Veranstaltung kann deutlich erfolgreicher sein.

Seriell hybrid – da ist mehr drin!

Um die Vor- und Nachteile von Online und Präsenz zu kombinieren, muss man sie nicht unbedingt an einem Termin zu einer hybriden Veranstaltung verknüpfen. Häufig ist es cleverer, ein individuelles Konzept zu entwickeln, bei dem reine Präsenzveranstaltungen und reine Onlineveranstaltungen nacheinander stattfinden. Parallel dazu lassen sich terminunabhängige, also asynchron nutzbare Angebote ergänzen, wie z. B. Informations- oder Chatplattformen. Diese fördern den Austausch zwischen den Veranstaltungsterminen und helfen dabei, Ergebnisse nachhaltig verfügbar zu machen. Bei geschickter Kombination kann jedes Format seine Stärken ausspielen. Das Mischen von Online- und Präsenz-Formaten in Reihe nennen wir „seriell hybrid“.

Wir glauben: Mittel- bis langfristig werden Veranstaltende bei ihren Event-Konzepten über den Rand einer singulären Veranstaltung hinausschauen und ganz neue Serienformate erschaffen. Das bedeutet auch, sich von traditionellen linearen Veranstaltungsabläufen und zum Teil auch von festen Terminen zu trennen. Die Kombination von Online- und Offline-Elementen erlaubt es, Veranstaltungen zu entzerren und gleichzeitig für verschiedene Teilziele und Bedürfnisse jeweils unterschiedliche Angebote zu schaffen.

Unsere Empfehlung: Denken Sie „seriell hybrid“.

Denn es vereint häufig das Beste aus beiden Welten.

Gefällt Ihnen die Idee „seriell hybrid“? Wir entwickeln gern das passende Konzept für Sie!
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