Was tun, wenn die Technik versagt?

„Was machen wir eigentlich, wenn bei der Online-Veranstaltung die Technik versagt? Wie können wir technische Störungen vermeiden? Gibt es Ausfallsicherungen oder andere Lösungen?“

Ein wahrer Dauerbrenner unter unseren Lieblingsfragen! Denn sie kommt wirklich in fast jedem Ersttermin mit Kund*innen auf den Tisch.

Und tatsächlich ist die Frage nicht unberechtigt, denn technische Störungen haben wir schließlich alle schon erlebt: Das Mikro oder die Kamera funktioniert nicht, das Netz setzt aus, die Keynote-Speakerin kann der Videokonferenz nicht beitreten etc.

Was also tun?

Wir setzen auf drei Säulen:

Vorbereitung: Technik-Checks (meist im Rahmen des Regiechecks) vorab stellen sicher, dass die Aktiven am Veranstaltungstag an einem ruhigen, gut ausgeleuchteten Ort mit stabiler Internetverbindung sitzen. Sie sollten uns ihre Präsentation möglichst vorab schicken und – bei ungewohnten Tools – den Zugang schon einmal getestet haben. Wichtig: im gleichen Setting testen wie am Veranstaltungstag!
Alternativen aufzeigen, Backups bereithalten: Wenn das Netz zu schwach ist, um die Kamera anzuschalten, geht es notfalls auch ohne Bild. Fällt es ganz aus, kann man sich bei den meisten Videokonferenztools auch telefonisch einwählen. Wir als Technik-Verantwortliche haben immer einen Hotspot für ein Ausweich-Netz parat. Ebenso wie (am besten kabelgebundene) Zweitgeräte für Maus, Headset, Mikrofone. In Vorgesprächen besprechen wir die passende Backupstrategie für die Aktiven.
Ruhe bewahren: Und wenn doch etwas schiefgeht? Wir haben z. B. erlebt, dass eine Referentin aus der Videokonferenz flog und an einen anderen Rechner wechseln musste. Was geschah? Alle warteten einen Moment, die Zeit wurde durch die Moderation sinnvoll überbrückt, dann ging es weiter. Ein Speaker hatte trotz Vorabtests in der Veranstaltung keinen Ton. Telefonische Einwahl nicht möglich, was tun? Wir „streamten“ seinen Ton via Telefon in das Mikrofon eines anderen Teilnehmers. Es findet sich immer eine kreative Lösung, um den Austausch zu ermöglichen.

Mit diesen drei Maßnahmen ist man schon ziemlich gut gewappnet – und insbesondere Nr. 3 hilft über die meisten Hürden hinweg.

Unser Motto: Wir operieren schließlich nicht am offenen Herzen.

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