“Wir brauchen eine gültige Vorstandswahl. Wie geht das denn online?”

Das fragte mich der Geschäftsführer eines bundesweiten Verbandes am Telefon und klang dabei wenig begeistert. Es war August 2020 und der Verband hatte sich aufgrund der Corona-Pandemie entschieden, die jährliche Tagung im Herbst virtuell durchzuführen. Allerdings gab es noch keine Erfahrungen mit dem Format und deshalb viele Fragezeichen und Bedenken.

Mit diesem Problem war unser Kunde nicht allein. Bereits im Mai machte der Gesetzgeber den Weg für Online-Mitgliederversammlungen auch für diejenigen Vereine und Verbände frei, die diese Möglichkeit nicht explizit in ihrer Satzung verankert haben (vorerst befristet bis zum 31.12.2020). (1) Die Frage nach dem WIE war damit jedoch noch nicht beantwortet.

Lindmanns übernahmen das Projekt. Die gute Nachricht vorab: eine Mitgliederversammlung lässt sich auch online sehr gut durchführen, inklusive der notwendigen Abstimmungsvorgänge. In einigen Punkten bietet eine Online-Wahl auch klare Vorteile gegenüber einer Präsenzveranstaltung.

Die Aufgabe

Die besondere Herausforderung bestand darin, mit 130 angemeldeten Personen online rechtssichere Wahlen zum Bundesvorstand durchzuführen sowie Resolutionen und Anträge zu verabschieden. Wir recherchierten ein geeignetes Tool für die Abstimmungen und planten die passenden Abläufe – im Einklang mit der Geschäftsordnung und in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen. Während der gesamten Veranstaltung sorgten wir im Hintergrund dafür, dass sich Vorstand, Mitglieder, Vortragende und die Tagungsleitung auf die Inhalte konzentrieren konnten. Die Veranstaltung war öffentlich und ergänzte den formalen Sitzungsteil um Vorträge und eine Podiumsdiskussion.

Tools & Technik

Für den virtuellen Versammlungsraum wählten wir ein Videokonferenz-Tool, mit dem die Auftraggeber bereits vertraut waren: mit einfacher Bedienung, großem Funktionsumfang und stabil auch bei Treffen in der geplanten Größenordnung (130 Anmeldungen). Bei der Auswahl des Wahltools war zusätzlich wichtig, dass die Abstimmungen geheim und satzungsgemäß stattfinden und die Anwesenheit und Stimmberechtigung überprüft werden konnten. Wir planten ausreichend Vorlaufzeit für die Einrichtung des Tools und mehrere Tests. So stellten wir sicher, dass am Wahltag alles präzise funktionierte.

Moderation & Regie

Bei Online-Veranstaltungen sind klare Moderation und Regieführung besonders wichtig. Das gilt umso mehr für eine Mitgliederversammlung, die nicht nur den Bestimmungen der Satzung, sondern auch dem Vereinsrecht unterliegt. Neben den gültigen Abstimmungen waren noch weitere Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Mitglieder konnten ihr Rederecht wahrnehmen und Geschäftsordnungsanträge stellen, über die dann unverzüglich abgestimmt wurde. Die Veranstaltung war öffentlich und es waren Gäste zugelassen. Diese nahmen zwar an den Wahlen nicht teil, erfuhren jedoch alle Abstimmungsergebnisse direkt über eine in der Videokonferenz geteilte Anzeige. Lindmanns unterstützten die Tagungsleitung mit drei Co-Moderatorinnen. So lief alles reibungslos.

Fazit

Für das Organisationsteam auf Kundenseite war die erste Online-Verbandstagung ein Experiment. Ihre größten Bedenken konnten wir bereits bei der gemeinsamen Vorbereitung ausräumen. Als die Verantwortlichen dann bei der Veranstaltung merkten, dass nicht nur die Regie, sondern auch die Technik reibungslos funktionierten, trat bald echte Entspannung ein.

Digitale Wahltools werden schon seit Jahren auch bei Präsenz-Veranstaltungen eingesetzt. Denn auch dort können sie ihre Vorteile ausspielen:

  • Durch die digitale Stimmabgabe sind die Ergebnisse sofort verfügbar und müssen nicht umständlich ausgezählt werden.
  • Auch zusätzliche Wahlgänge, Geschäftsordnungsanträge usw. lassen sich sehr einfach kurzfristig anlegen und durchführen.
  • Anträge, Vorlagen und andere Informationen können direkt im Wahltool hinterlegt werden. Ausdrucke für jeden im Saal sind nicht erforderlich, was oft eine große Menge Papier spart.

Unser Tipp zum Schluss:

Digitale Versammlungen mit geheimen Wahlen sind möglich und umsetzbar. Das ist eine gute Lösung in der aktuellen Pandemie-Situation. Aber warum eigentlich nicht auch danach? Tatsächlich bietet eine Online-Wahl in einigen Punkten klare Vorteile gegenüber einer Präsenzveranstaltung. So können Sie mit einer digitalen Wahl zum Beispiel auch Teilnehmende erreichen, die sonst nicht an den Veranstaltungsort reisen würden. Außerdem agieren Sie insgesamt klimaschonend, indem Sie die Reisetätigkeit reduzieren. Eine Hybridlösung kann in Zukunft beide Welten miteinander verbinden.

Sie planen auch eine digitale Mitgliederversammlung?

Fragen Sie doch mal die Lindmanns!

info@lindmanns.de | Telefon: +49 0172 1807038

Links:

(1) Hier finden Sie eine gute Erläuterung zu den rechtlichen Sonderregelungen für Vereine 2020:

https://www.vereinsrecht.de/neue-sonderregelungen-fuer-vereine.html

Hier geht es zu unseren Praxistipps zu Online-Wahlen.

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