Teilen erwünscht! Screensharing für Profis.

„Ich versuche jetzt mal, meine Folien zu teilen…“

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Den Satz kennt ihr sicher. Denn das ist einer der häufigsten Einstiege für einen Online-Vortrag.

Darauf folgt zunächst ein konzentriertes Gesicht. Nur einen Augenblick später – oder aber nach einer gefühlten Ewigkeit – hört ihr dann den zweiten Standardsatz: „Sieht man das jetzt?“

Nach der positiven Bestätigung durch das Publikum kann es dann endlich losgehen mit dem eigentlichen Inhalt des Vortrags. Häufig gibt es jedoch Rückmeldungen, die weiteres Nachjustieren erfordern:

„Nein, wir sehen noch nichts.“

„Ja, aber Sie müssen auf Präsentationsansicht schalten, man sieht die gesamte Anwendung/die Referentenansicht mit den Notizen/Ihren kompletten Bildschirm/Ihre E-Mails/Ihre Urlaubsfotos“ usw.

Unterstützung für einen souveränen Auftritt

Das ist alles keine Katastrophe, aber für die Referierenden doch oft unangenehm. Solche Startprobleme lenken vom Inhalt ab, verzögern die Abläufe und können Vortragende auch stark verunsichern.

Aus diesem Grund empfehlen wir stets auch geübten Online-Referent*innen, das Bildschirmteilen bei größeren Veranstaltungen in unsere Hände zu legen oder jemanden aus dem eigenen Team damit zu beauftragen. Und, ganz wichtig: alles vorab gründlich zu testen. Selbst wir Profis testen vor jedem Meeting nochmal kurz die zu teilenden Medien vorab durch.

Denn dann startet der Vortrag mit der Anmoderation, die vortragende Person lächelt die Moderation und das Publikum freundlich an, während wie durch Zauberhand neben ihm oder ihr die Titelfolie erscheint. Jetzt kann der Auftaktsatz die Aufmerksamkeit direkt auf das Thema lenken und die Zuhörenden einfangen.

Häufig hören wir den Einwand: „Ich teile lieber selbst, weil ich dann flüssiger weiterklicken kann.“ Doch die Abstimmung zwischen Vortrag und Technik geht leichter als man denkt: „Auf der nächsten Folie sehen Sie …“ oder „Jetzt zeige ich Ihnen …“ sind eindeutige Hinweise. Oder du arbeitest mit klaren Gesten oder Geheimzeichen. Manchmal sind Präsentationen so gut strukturiert, dass „die Technik“ allein durch aufmerksames Zuhören gut unterstützen kann. Aber auch ein „Nächste Folie bitte …“ stört in einem guten Vortrag nicht. Der oder die Referierende schaut in die Kamera und hält den Kontakt zum Publikum.

Update: Inzwischen kann man bei Zoom die Foliensteuerung übergeben. Wie das funktioniert, haben wir im Tooltipp Foliensteuerung erklärt.

Souveräner Start und volle Konzentration auf die Inhalte. Das sind wichtige Argumente für eine Trennung von Vortrag und Bildschirmteilen. Das ist aber nicht alles.

Power Point im Vollbildmodus – wo ist mein Publikum?

Kennt ihr das? Man möchte den Bildschirm in Zoom teilen, die Präsentation öffnet sich im Vollbildmodus und das Zoom-Fenster ist weg. Oder nur noch als winzige Leiste sichtbar, und das Publikum ist auf drei Fotos zusammengeschrumpft, der Chat ist weg. Es folgt die berühmte Frage „Sieht man das jetzt?“, das Publikum sagt ja und du beginnst mit deinem Vortrag – ohne jeden Kontakt zum Publikum.

Das kann sehr unangenehme Folgen haben. Wie bei einer Veranstaltung kürzlich: Die Hauptrednerin hatte nicht am Regie-Check und auch nicht am internen Test kurz vor der Veranstaltung teilgenommen, wollte aber ihre Folien selbst teilen. Nach den oben beschriebenen typischen Anfangsschwierigkeiten, bei denen man zwischendurch auch mal die Referentin doppelt sah, gelang es ihr schließlich, ihre Präsentation zu teilen und sie begann zu sprechen. Bei Folie 4 war ihr Ton weg. Sie sprach weiter, wir hörten alle nichts. Wir hatten jedoch keine Möglichkeit, sie in der Veranstaltung zu kontaktieren, denn auch sie hörte uns nicht. Sie sah nicht die wild winkenden Menschen in den Zoom-Kacheln und nicht die Nachrichten im Zoom-Chat. Sie sprach immer weiter. Wir beendeten ihr Bildschirmteilen – auch das bemerkte sie nicht. Denn sie schaute ausschließlich auf ihre Präsentation im Vollbildmodus auf ihrem Bildschirm. Der Anruf einer Kollegin brachte schließlich Erlösung. Die Versammlung diskutierte dann gemeinsam, zu welcher Stelle die Referentin in ihrem Vortrag zurückgehen sollte.

Das muss man doch nur alles richtig einstellen!

Ja genau. Einfach die richtigen Einstellungen in Powerpoint oder der zu zeigenden Anwendung vornehmen. Einfach die richtigen Einstellungen für den Monitor oder das Zusammenspiel der verschiedenen Monitore vornehmen. Einfach die richtigen Einstellungen in Zoom vornehmen. Dann beim Bildschirmteilen die richtigen Optionen wählen. Dann geht das alles wunderbar. Wer richtig einstellt und richtig klickt, kann auch Videos mit Ton teilen oder exakt ausgewählte Teile des Bildschirms – und dabei noch fröhlich in die Gesichter der Teilnehmenden schauen.

Es ist toll, wenn du in dieser Sache Profi bist und dich entscheidest, die Präsentation doch lieber selbst zu teilen. Aber bitte komm‘ in diesem Fall unbedingt vor Beginn der Veranstaltung zum internen Einlass in die Videokonferenz und teste die Einstellungen und das Setting einmal mit uns durch. Bereite alles vor, dann gehst du in Ruhe noch einen Kaffee trinken, bis es losgeht. Nur zur Sicherheit.

Denn es gibt noch diesen zweiten berühmten Satz am Anfang von Online-Vorträgen: „Komisch, sonst funktioniert das immer!“

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