„Können wir die Veranstaltung aufzeichnen?“

In der Regel lautet unsere Antwort darauf „Ja“, doch wie so oft mit einem hinterhergeschobenen „aber …“! Denn es gibt einiges zu beachten. 

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Wofür wird die Aufzeichnung gebraucht?

Und wer soll zu sehen sein?

Jenseits technischer Fragen berührt das Aufzeichnen mehrere Aspekte:

Dient die Aufzeichnung nur für interne Dokumentationszwecke? Oder soll sie veröffentlicht werden? Wer soll in der Aufzeichnung zu sehen sein? Nur Personen, die eine offizielle „Bühnenrolle“ ausüben – also Moderation, Speaker*innen oder Organisator*innen der Veranstaltung? Oder auch reguläre Teilnehmende? (Letzteres ist bei Veröffentlichung eigentlich nie empfehlenswert).

Brauche ich einen Datenschutzhinweis?

Auf jeden Fall! Wir empfehlen: Weist immer und so früh wie möglich darauf hin, wer und was aufgezeichnet wird und zu welchem Zweck. 

Bei Aufzeichnungen für den internen Gebrauch, beispielsweise für ein Protokoll, mag es ausreichen, wenn ihr zu Beginn des Meetings darauf aufmerksam macht, dass aufgezeichnet wird. 

Aber wenn ihr eure gesamte oder auch nur Teile eurer Veranstaltung aufzeichnen und veröffentlichen wollt, dann solltet ihr die Teilnehmenden frühzeitig darauf hinweisen, am besten schon im Anmeldeformular. Dort müssen die sich anmeldenden Personen nach einem entsprechenden Hinweis der Aufzeichnung zustimmen. Auch die Aktiven müssen zumindest mündlich (z. B. im Regiecheck), besser aber ebenfalls schriftlich darauf hingewiesen werden.

Wichtig: Weist auch in der Veranstaltung vor Beginn der Aufnahme explizit und auf mehreren Kanälen (auf der Tonspur/durch die Moderation und im Chat) darauf hin.

Bildregie oder Nachbearbeitung?

In den meisten Fällen sollen die regulären Teilnehmenden in der Aufzeichnung nicht zu sehen sein. Dafür könnt ihr entweder mit gut durchdachter Bildregie während der Veranstaltung sorgen (siehe Beitrag zur lokalen Zoom-Aufzeichnung). Oder aber ihr bearbeitet die Aufzeichnung nach und schneidet reguläre Teilnehmende, die nicht Teil des offiziellen Programms sind, mit Bild und Ton aus dem Video heraus. Ihre Fragen oder Beiträge könnt ihr durch entsprechende Grafiken im Video ersetzen. Dann muss sich während der Veranstaltung niemand davor scheuen, aktiv teilzunehmen, da nur offizielle Funktionsträger*innen Teil des veröffentlichten Videos sein werden. 

Wie wirkt sich eine Aufzeichnung methodisch aus?

Dieser Aspekt ist nicht zu vernachlässigen! Insbesondere, wenn ihr ein interaktives Format plant, kann der rote „Rec“-Button viele Teilnehmende davon abhalten, sich aktiv und per Wortmeldung zu beteiligen. Selbst wenn ihr vorher zugesichert habt, dass die interaktiven Teile rausgeschnitten werden, das ist jedenfalls unsere Erfahrung. 

Daher solltet ihr vor interaktiven Programm-Elementen die Aufzeichnung eher stoppen. Das wiederum erfordert eine sehr präzise Regie im Hintergrund und klare Start-/Stopp-Kommandos der Moderation.

Das klingt kompliziert, und ihr möchtet das lieber in unsere Hände legen? Sehr gern – schreibt uns! Folgt #Lindmanns auf LinkedIn, um weitere Tipps. Ratgebertexte oder Erfahrungsberichte nicht zu verpassen.