Hybride Veranstaltungen – das Beste aus beiden Welten?

Warum wir in den meisten Fällen von Hybridveranstaltungen abraten, sie aber trotzdem manchmal umsetzen. Und wie man herausfindet, wann sie geeignet sind.

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Die Pandemie hat digitale Veranstaltungen nicht nur salonfähig gemacht, sondern auch gezeigt, dass das Online-Format eine Reihe von handfesten Vorteilen mitbringt und nicht nur Ersatz für ausgefallene Präsenzveranstaltungen ist. Da ist es verständlich, dass hybride Veranstaltungen zunehmend mehr Aufmerksamkeit bekommen. Dahinter steckt der Wunsch, die Vorteile aus beiden Formaten miteinander zu verknüpfen. Aber Vorsicht! Veranstaltungen mit einem Online- und einem Präsenzteil sind anspruchsvoll. Im schlimmsten Fall hat man vor allem die Nachteile aus beiden Welten.

Wann lohnt sich der Aufwand für eine Hybridveranstaltung? Und wann ist ein reines Online-Format passender? Mit diesem Artikel geben wir eine erste Hilfestellung zur Entscheidung. Zuerst ist da aber noch eine ganz andere Frage:

Was sind hybride Veranstaltungen?

= Veranstaltungen, die sowohl in Präsenz an einem oder mehreren Veranstaltungsorten stattfinden als auch online zugänglich sind. Es gibt also digitale und analoge Elemente. Viele Varianten sind möglich – unsere Kunden haben alle sehr unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche. Nach unserer Erfahrung lassen sich drei Haupttypen unterscheiden:

1. Schwerpunkt: Präsenzveranstaltung, aber mit digitalen Elementen

Eine klassische Präsenzveranstaltung wird per Livestream gesendet, Online-Teilnehmende sind Nur-Zuschauer, eventuell sind sie per Chat eingebunden. Manchmal werden auch Vortragende oder Expert*innen online in die Präsenzveranstaltung zugeschaltet.

2. Schwerpunkt: Online-Veranstaltung, aber mit Einbindung von Präsenzstandorten

Die Veranstaltung findet online statt (per Videokonferenztool), bestimmte Beiträge von Akteuren werden an speziellen Orten gefilmt und in die Konferenz gestreamt. Manchmal gibt es vor Ort auch weitere Teilnehmende, die die Online-Veranstaltung auf einem Monitor verfolgen können.

3. Eine Veranstaltung, bei der Präsenzelemente und Online-Elemente gleichwertig miteinander verbunden werden

Das ist die Königsdisziplin. Hier handelt es sich im Grunde um zwei separate Veranstaltungen, die zu einem gemeinsamen Event zusammengeführt werden. Beide Gruppen von Teilnehmenden sind Teil der Veranstaltung. Keine Gruppe ist Zaungast. Der Austausch findet im besten Fall nicht nur innerhalb, sondern auch zwischen den Gruppen statt.

Hybrider Veranstaltungen

Was sind die Vorteile einer hybriden Veranstaltung?

• Es können Teilnehmende und Referierende erreicht werden, die nicht zur Präsenzveranstaltung kommen können oder wollen. Gleichzeitig ist eine Präsenzteilnahme möglich.
• Die Veranstaltung kann (für einen Teil der Gäste) in einem gewohnten bzw. üblichen Setting stattfinden: Vortragende und Moderation auf einer Bühne, Zuschauende im Saal, Stehtische im Foyer. Online-Veranstaltungen sind für manche immer noch ungewohnt.
• Die Location bestimmt den Charakter der Veranstaltung. Mit dem passenden gastronomischen Standard und dem richtigen Ambiente können Personen, Inhalte und Ausstellungen in angemessenem Rahmen inszeniert werden, z.B. an einer exklusiven Adresse mit besonderer Architektur oder historischer Bedeutung
• Die Personen vor Ort haben alle Vorteile von Präsenzveranstaltungen, wie zufällige Begegnungen, Raumatmosphäre, Catering, ein gesellschaftliches Ereignis usw.

Was sind die Nachteile einer hybriden Veranstaltung?

• Fast alle Hybridveranstaltungen gehören zu Grundtyp 1 oder 2. Der Schwerpunkt liegt damit auf einem der beiden Formate und es entsteht eine Zwei-Klassen-Aufteilung der Teilnehmenden, da eine Seite i. d. R. eher Publikum ist, während die andere „richtig“ mitmachen kann. Ein Austausch auf Augenhöhe (Grundtyp 3) erfordert einen sehr hohen methodischen, organisatorischen und technischen Aufwand und hohe Anforderungen an die Moderation.
• Der Aufwand ist auch bei Grundtyp 1 oder 2 deutlich höher als bei einer reinen Präsenz- oder Online-Veranstaltung, weil zusätzliche Elemente und die Verbindung beider Welten geplant und umgesetzt werden müssen (insbesondere: Projektmanagement/Organisation, Technik, Personal).
• Bei begrenzten Teilnahmeplätzen vor Ort muss ausgewählt werden: Wer darf sich dafür anmelden, wer nicht?

Hybride Veranstaltungen sind geeignet für:

• Veranstaltungen, bei denen eine Spaltung der Teilnehmenden in zwei Gruppen sinnvoll oder tolerierbar ist. Zum Beispiel, wenn die Teilnehmenden vor Ort eine bestimmte Rolle haben (Expert*innenrunden, Wissenschaftler*innen im Austausch, Politiker*innen) und sich in spezieller Zusammensetzung austauschen, während für interessierte Laien der Platz im Online-Publikum ausreichend ist.
• Veranstaltungen, bei denen die Inszenierung vor Ort sehr wichtig ist, um eine bestimmte Wirkung zu erzielen.
• Veranstaltungen, bei denen vor allem die Außenwirkung besonders wichtig ist und daher entsprechende Budgets bereitstehen.

Reine Online-Veranstaltung

= Veranstaltung, bei der sich alle Teilnehmenden, Vortragenden und andere Akteure mit ihren eigenen Geräten in eine Online-Videokonferenz einwählen. Die Veranstaltung findet ausschließlich online statt.

Was sind die Vorteile einer reinen Online-Veranstaltung?

• Keine Reisekosten und Fahrtzeiten für Organisation, Vortragende, Teilnehmende.
• Es können Personen mitmachen, die die Anreise nicht auf sich nehmen können oder wollen.
• Keine Kosten für die Veranstaltung vor Ort: Raum, Catering, Technik, Service, Personal.
• Keine Hygienekonzepte bzgl. Covid-19 erforderlich
• Planungssicherheit. Online geht immer. (Teil-)-Präsenzveranstaltungen sind in Pandemie-Zeiten nicht sicher planbar.
• Technische Voraussetzungen sind inzwischen bei fast allen Zielgruppen gegeben oder erreichbar, die Erfahrung mit Online-Veranstaltungen ist 2020/2021 extrem gestiegen.
• Es kann i. d. R. kurzfristiger geplant werden als bei Präsenz- oder Hybridveranstaltungen, da keine Räume und Ressourcen vor Ort gebucht werden müssen.

Was sind die Nachteile einer reinen Online-Veranstaltung?

• Teilnehmende sind für ihre eigene Technik verantwortlich. Bei unerfahrenen Personen ist oft mehr Support erforderlich.
• Die Teilnehmenden müssen sich selbst verpflegen. Catering per Post ist möglich, aber mit gewissem Vorlauf und Aufwand verbunden.
• Es gibt keine rein zufälligen Begegnungen zwischen Personen am Kaffeetisch. Solche Begegnungen müssen online methodisch, organisatorisch und technisch gezielt geplant werden.
• Online-Teilnehmende können sich schneller ausklinken, wenn die Veranstaltung es nicht schafft, ihre Aufmerksamkeit dauerhaft zu gewinnen und sie miteinzubeziehen.
• Austausch, Gemeinschaftsgefühl und Nähe müssen online gezielt gefördert werden.

Reine Online-Veranstaltungen sind geeignet für:

• Fast alle Veranstaltungen, bei der der fachliche und persönliche Austausch zwischen Menschen im Mittelpunkt steht. Insbesondere: Fachtagungen, Konferenzen, Kongresse, Symposien, Diskussionsforen, Gremiensitzungen, Fortbildungen, Kick-off-Meetings u. v. a.
• Insbesondere für überregionale Veranstaltungen, bei denen der Reiseaufwand für die Einzelnen relativ hoch ist oder Zielgruppen erreicht werden sollen, für die eine Anreise nicht möglich oder nicht attraktiv ist.
• Kurzfristig angesetzte Veranstaltungen, da auch die Teilnehmenden den Termin besser einplanen bzw. einschieben können.
• Zusätzliche Veranstaltungen, Follow-ups, Statuskonferenzen, Arbeits- oder Umsetzungsmeetings da Aufwand und Kosten insgesamt deutlich geringer sind als bei Hybrid-Veranstaltungen und i. d. R. auch im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen.
• Mitgliederversammlungen mit Wahlen und Abstimmungen – sie ermöglichen viel mehr Teilnehmenden die Wahrnehmung ihrer Stimmrechte, und das Auszählen geht digital viel schneller (in Einzelfällen kann hier das hybride Format Vorteile bringen).

Was ist besser?

Warum raten wir nun meist von hybriden Formaten ab?

Die Frage lässt sich sehr einfach beantworten: Wir betreuen vor allem Veranstaltungen, bei denen es um fachlichen und persönlichen Austausch geht. Bei denen es wichtig ist, dass möglichst viele interessierte Menschen miteinander ins Gespräch kommen. Und weniger darum, dass sich einzelne Personen, Unternehmen oder Produkte glanzvoll präsentieren.

Auch hochrangige Persönlichkeiten aus Politik, Verwaltung und Wirtschaft wirken präsenter, überzeugender und nahbarer, wenn sie nicht aus einem professionellen Videostudio zugeschaltet werden, sondern gut ausgeleuchtet in eine gute Kamera sprechen und direkt in der Online-Veranstaltung erscheinen. So ermöglicht dieses Setting wirklichen Dialog auf Augenhöhe zwischen Vortragenden und Teilnehmenden. Die jeweilige Haustechnik sorgt dafür, dass alles stimmt und im Hintergrund das richtige Wappen und Logo erscheinen.

Wenn wir von hybriden Formaten abraten, schonen wir nicht nur das Budget unserer Kund*innen, sondern votieren damit auch für eine gute Veranstaltungsatmosphäre, in der sich alle Teilnehmenden eingeladen und gesehen fühlen.

Warum begleiten wir trotzdem hybride Veranstaltungen?

In manchen Fällen sind hybride Settings oder Elemente sinnvoll und haben einen wirklichen Mehrwert. Oder sie lassen sich nicht vermeiden, weil sie fest vorgegeben sind. Dann setzen wir alles daran, die einzelnen Elemente zu einer runden Gesamtveranstaltung zu verknüpfen – damit die Vorteile von beiden Welten auch wirklich zur Geltung kommen.

Ihr denkt über ein hybrides Format nach? Stellt uns alle eure Fragen. Wir beraten gern! Damit ihr das Beste aus beiden Welten nutzen könnt.

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