Online-Wahlen beim virtuellen Verbandstag

„Wir brauchen eine gültige Vorstandswahl. Wie geht das denn online?“ 

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Das fragte uns der Geschäftsführer eines bundesweiten Verbandes am Telefon und klang dabei wenig begeistert. Es war August 2020 und der Verband hatte sich aufgrund der Corona-Pandemie entschieden, die jährliche Tagung im Herbst virtuell durchzuführen. Allerdings gab es noch keine Erfahrungen mit dem Format und deshalb viele Fragezeichen und Bedenken.

Mit diesem Problem war unser Kunde nicht allein. Bereits im Mai 2020 machte der Gesetzgeber den Weg für Online-Mitgliederversammlungen auch für diejenigen Vereine und Verbände frei, die diese Möglichkeit nicht explizit in ihrer Satzung verankert haben. Inzwischen ist das per Gesetzesänderung allen Vereinen möglich. Die Frage nach dem WIE war damit jedoch noch nicht beantwortet.

Lindmanns übernahmen das Projekt. Die gute Nachricht vorab: eine Mitgliederversammlung lässt sich auch online sehr gut durchführen, inklusive der notwendigen Abstimmungsvorgänge. In einigen Punkten bietet eine Online-Wahl auch klare Vorteile gegenüber einer Präsenzveranstaltung.

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Kunde: 
Bundesweiter Verband 

Eckdaten: 
ca. 130 Teilnehmende, Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl, Vorträgen Podiumsdiskussionen, 3 Personen in der technischen Co-Moderation/ im Support

Leistungsumfang: 

• Recherche und Auswahl eines geeigneten Wahl‑ und Abstimmungstools
• Projektmanagement
• Technische Co‑Moderation in der Online-Veranstaltung
• Sicherstellung reibungsloser Wahlvorgänge

Eingesetzte Tools, Medien, Methoden: 

• Zoom als Videokonferenz-Tool, mit dem die Auftraggeber bereits vertraut waren
• Wahltool Open Slides

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Die Vorbereitung

Wir recherchierten ein geeignetes Tool für die Abstimmungen und planten die passenden Abläufe – im Einklang mit der Geschäftsordnung und in enger Abstimmung mit den Verantwortlichen. Während der gesamten Veranstaltung sorgten wir im Hintergrund dafür, dass sich Vorstand, Mitglieder, Vortragende und die Tagungsleitung auf die Inhalte konzentrieren konnten

Tools & Technik

Für den virtuellen Versammlungsraum wählten wir Zoom als Videokonferenz-Tool, da es einfach zu Bedienen ist, großen Funktionsumfang hat und auch bei Treffen in der geplanten Größenordnung stabil läuft. Bei der Auswahl des Wahltools war zusätzlich wichtig, dass die Abstimmungen geheim und satzungsgemäß stattfinden und die Anwesenheit und Stimmberechtigung überprüft werden konnten. Hier fiel unsere Wahl auf das sehr mächtige Tool Open Slides. Wir planten ausreichend Vorlaufzeit für die Einrichtung des Tools und mehrere Tests. So stellten wir sicher, dass am Wahltag alles präzise funktionierte.

Moderation & Regie

Bei Online-Veranstaltungen sind klare Moderation und Regieführung besonders wichtig. Das gilt umso mehr für eine Mitgliederversammlung, die nicht nur den Bestimmungen der Satzung, sondern auch dem Vereinsrecht unterliegt. Neben den gültigen Abstimmungen waren noch weitere Besonderheiten zu berücksichtigen: Die Mitglieder konnten ihr Rederecht wahrnehmen und Geschäftsordnungsanträge stellen, über die dann unverzüglich abgestimmt wurde. Die Veranstaltung war öffentlich und es waren Gäste zugelassen. Diese nahmen zwar an den Wahlen nicht teil, erfuhren jedoch alle Abstimmungsergebnisse direkt über eine in der Videokonferenz geteilte Anzeige.

Fazit

Für das Organisationsteam auf Kundenseite war die erste Online-Verbandstagung ein Experiment. Ihre größten Bedenken konnten wir bereits bei der gemeinsamen Vorbereitung ausräumen. Als die Verantwortlichen dann bei der Veranstaltung merkten, dass nicht nur die Regie, sondern auch die Technik reibungslos funktionierten, trat bald echte Entspannung ein.

Digitale Wahltools werden schon seit Jahren auch bei Präsenz-Veranstaltungen eingesetzt. Denn auch dort könnt ihr eure Vorteile ausspielen:

• Durch die digitale Stimmabgabe sind die Ergebnisse sofort verfügbar und müssen nicht umständlich ausgezählt werden.
• Auch zusätzliche Wahlgänge, Geschäftsordnungsanträge usw. lassen sich sehr einfach kurzfristig anlegen und durchführen.
• Anträge, Vorlagen und andere Informationen können direkt im Wahltool hinterlegt werden. Ausdrucke für jeden im Saal sind nicht erforderlich, was oft eine große Menge Papier spart.

Unser Tipp zum Schluss:

Digitale Versammlungen mit geheimen Wahlen sind komfortabel möglich und umsetzbar. Das war zu Pandemie-Zeiten eine gute Lösung. Aber warum eigentlich nicht auch danach? Tatsächlich bietet eine Online-Wahl in einigen Punkten klare Vorteile gegenüber einer Präsenzveranstaltung. So können an einer digitalen Wahl zum Beispiel auch Teilnehmende mitstimmen, die sonst nicht an den Veranstaltungsort reisen würden. Außerdem agieren Veranstaltende insgesamt klimaschonend, indem sie die Reisetätigkeit reduzieren. Eine Hybridlösung kann beide Welten miteinander verbinden.

Links:

Wahlen funktionieren auch hervorragend hybrid:

Bericht über eine hybride Mitgliederversammlung mit Wahlen online und in Präsenz

Praxistipps Online-Wahlen:

Sag’s nochmal, Sam!

Spinnen Sie ein dichtes Support-Netz!

Wir haben uns mit Online-Wahlen auch bei unserem Werkstattgespräch „Frag doch mal die Lindmanns! Live.“ befasst. Hier geht es zum Mitschnitt unseres Inputs zum Thema Online-Wahlen:

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