Für mehr Interaktion: Breakout-Räume sinnvoll einsetzen

Die einen lieben sie, die anderen verschwinden schnell, wenn man sie ankündigt: Breakout-Räume für Austausch und Kleingruppen-Arbeit. Wer sie gut vorbereitet und mit Sinn und Verstand einsetzt, hält alle bei der Stange. 

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Was sind Breakout-Räume?

Zoom und die meisten anderen Videokonferenztools ermöglichen das Aufteilen des Plenums in Kleingruppen. Bei Zoom heißen sie „Breakout Sessions“, bei Teams sind es „Gruppenräume“ und Webex nennt sie „Teilgruppen“. Die Funktionsweise ist bei allen Tools ähnlich: Teilnehmende können entweder per Zufall oder händisch – z. B. nach bestimmten Kriterien – in kleine Untergruppen verschoben werden oder diesen eigenständig beitreten. Nach einer zuvor festgelegten Zeit oder wenn die Moderation es entscheidet, werden sie automatisch wieder zurück ins Plenum „gebeamt“.

Warum Breakouts einsetzen?

Digitale Veranstaltungen und Workshops sind ab einer bestimmten Gruppengröße nicht immer sonderlich kommunikativ. Daher bietet es sich bei vielen Formaten an, das Plenum zu unterbrechen und aufzuteilen, damit die Teilnehmenden in den Austausch gehen können.

Wie Breakouts einsetzen?

Da sind der Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Von der schnellen Murmelgruppe über Speednetzwerken per Zufall bis zur intensiven Arbeitssession ist die Bandbreite groß. In kleineren Gruppen fühlen sich die meisten Teilnehmenden wohler dabei, sich zu äußern – während sie in einer Runde mit 30 Personen oft untergehen. Bei größeren Veranstaltungen können Kleingruppen die Vernetzung durch persönliche Gespräche erleichtern. 

Murmelgruppe? Was ist das denn? 

Bei Präsenzveranstaltungen kann man in den schnellen informellen Austausch gehen, der Sitznachbarin zuraunen „das war jetzt aber wirklich interessant!“ oder auf eine Bemerkung des Vordermanns reagieren. Online ist das schwierig. Daher nutzen wir in unseren Veranstaltungen gern kurze Murmelgruppen, in denen wir 3 bis 4 Teilnehmende für wenige Minuten per Zufall zusammenmixen, damit sie sich über das Gehörte schnell austauschen können. Fast immer kommen sie angeregt plaudernd zurück in den Hauptraum und beschweren sich, dass es zu kurz war. 

Kleingruppen planen Schritt für Schritt

Technische Tipps zum Einrichten der Räume findet ihr in unserem Tooltipp zu nützlichen Breakout-Basics.

Konzeptionell empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1. Klares Ziel definieren. Sollen sich die Teilnehmenden kurz kennenlernen? Sich schnell austauschen, wie man das in Präsenz mit einer Zufallsbegegnung auf dem Weg zum Buffet tun würde? Oder intensiv zusammen etwas erarbeiten? Überlegt euch vorab, welches Ziel die Session haben soll, und wählt danach Länge und Inhalt der Kleingruppe. 
2. Aufgabe genau erklären. Erklärt die Aufgabe genau auf der Tonspur und per Screensharing. Gebt sie den Teilnehmenden dann zusätzlich noch schriftlich mit in die Räume, etwa indem ihr sie vorab in den Chat postet. Das ist doppelt und dreifach? Ja. Unsere Erfahrung: Menschen haben sehr unterschiedliche Aufnahmekanäle und nicht alle funktionieren gleich gut. Für die Kleingruppe ist es nervig, wenn sie ratlos im Breakout sitzt und erstmal rätselt, was eigentlich zu tun war.
3. Zeitmanagement beachten. Setzt und kommuniziert einen festen Zeitrahmen, damit die Gruppenarbeit produktiv bleibt. Die Teilnehmenden kehren nach Ablauf der Zeit automatisch in den Hauptraum zurück und können in den Räumen sehen, wie viel Zeit ihnen noch bleibt. So können sie ihre Arbeit besser einteilen. Oft ist es hilfreich, bei längeren Sessions zusätzlich noch einen Reminder in die Gruppen zu schicken, da sie unserer Erfahrung nach im Eifer der Gruppenarbeit manchmal den Blick auf den Countdown vergessen. 
4. Optional: Moderation bestimmen. Wenn Ergebnisse erarbeitet werden, sollte jede Gruppe eine Person bestimmen, die die Ergebnisse am Ende präsentiert. Bei Diskussionen kann diese Person zudem als Moderator*in fungieren, um das Gespräch anzuleiten. Auch das muss in die Aufgabenstellung am Anfang!
5. Optional: Ergebnisse dokumentieren. Bei einem Speeddating oder schnellen Murmelgruppe ist das nicht nötig – aber wenn die Gruppe etwas erarbeiten und im Anschluss vorstellen soll, bieten sich digitale Tools wie geteilte Dokumente, Whiteboards oder Pinnwände an, um die Ergebnisse festzuhalten. So können alle die Arbeitsergebnisse schriftlich mitnehmen. Wie ihr die Ergebnisse ins Plenum bringt, ohne den Zeitplan zu sprengen, haben wir hier erklärt.

Datensichere digitale Pinnwand für Gruppenarbeit: TaskCards

Was tun mit Breakout-Verweigerern?

Wir kennen sie alle: Menschen, die beim Wort „Breakout“ sofort – oder spätestens beim Start der Gruppen – die Videokonferenz verlassen. Häufig passiert das, wenn ihr die Teilnehmenden überrumpelt, also bereitet sie rechtzeitig darauf vor:

• Ist die Gruppenarbeit essenzieller Bestandteil des Online-Workshops, dann kommuniziert ihr das schon in der Einladung oder im letzten Reminder. 
• Zu Beginn der Veranstaltung empfiehlt es sich ohnehin, eine kurze Agenda zu zeigen, damit alle wissen, was sie erwartet. Hier gehört dann auch der Hinweis auf die Kleingruppen nochmal hin. 
• Sind die Breakouts nur als Auflockerung gedacht, und es ist unkritisch, wenn nicht alle daran teilnehmen, dann bietet das genau so an: „Wir freuen uns, wenn ihr mitmacht, aber wer nicht möchte, muss natürlich nicht.“ Das könnt ihr verbinden mit dem Angebot, im Hauptraum zu bleiben (hier am besten ein Zeichen vereinbaren) und sich im Anschluss wieder im einzuklinken. 

Denn seien wir mal ehrlich: Wir alle haben mal maulfaule Tage, an denen uns nicht der Sinn danach steht, mit anderen in Austausch zu gehen, nicht wahr? Und das ist doch völlig OK.

Breakouts für mehr Interaktion

Breakout-Räume sind ein wunderbares Tool, um Online-Veranstaltungen und Workshops interaktiver zu gestalten. Sie können den Austausch fördern und eine angenehme Atmosphäre für die Zusammenarbeit schaffen. 

Mit durchdachter Vorbereitung und klaren Zielen holt ihr das Beste aus den kleinen Gruppen heraus. 

Wir bieten das Training auch gern für euch inhouse an. Schreibt uns! Folgt #Lindmanns auf LinkedIn und abonniert unseren Newsletter, um weitere Tipps, Ratgebertexte und Erfahrungsberichte nicht zu verpassen.