Regionale Bildungskonferenz online – viel mehr als eine Notlösung!

Ist es sinnvoll, eine regionale Bildungskonferenz online durchzuführen? Dass wir diese Frage mit Ja beantworten, wird nicht überraschen. Die Gründe sind trotzdem gut.

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Inzwischen haben wir mehrere regionale Bildungskonferenzen online in ganz unterschiedlichen Formaten begleitet. Zu Beginn kamen die Anfragen nach dem Online-Format wegen der Corona-Lage, denn ursprünglich waren die Fachtage in Präsenz geplant.

Doch es lohnt sich, auch ohne äußere Zwänge über eine Online-Bildungskonferenz nachzudenken. Denn online hat viele Vorteile – gerade für dieses spezielle Veranstaltungsformat.

Was sind regionale Bildungskonferenzen?

Bildungskonferenzen werden meist von regionalen Bildungsbüros geplant und durchgeführt. Diese wollen gemeinsam kommunale Bildungslandschaften gestalten, in die möglichst viele Akteure eingebunden sind. Sie bündeln Aktivitäten, Prozesse und Beratungsangebote rund um das Thema Bildung, verstehen sich als Partner vor Ort.

Eine dieser Aktivitäten ist die regionale Bildungskonferenz, die Verwaltung, Bildungseinrichtungen und weitere Akteur*innen der Bildungslandschaft miteinander in Kontakt bringt.

Ziele

Informieren und Beteiligen stehen im Vordergrund. Bei einer Bildungskonferenz geht es um Themen, die die regionale Bildungslandschaft bewegen. Gleichzeitig sind insbesondere die aktive Partizipation und das Einbringen von Ideen und Wünschen der Beteiligten wichtig.

Beteiligte und Zielgruppen

Meist ist die Zusammensetzung heterogen – Lehrende aus Schulen und Weiterbildungseinrichtungen, Vertreter*innen von Trägern, der Kommune und von Gremien, aus Ministerien, aus Jugendzentren oder der Stadtteilarbeit können beteiligt sein.

Format(e)

Typische Elemente sind Grußworte, ein oder mehrere Vorträge oder Impulse zum Thema der Konferenz und daran anschließend die Arbeit in Fachgruppen oder Workshops. Dabei ist es stets wichtig, dass die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen dem Plenum zugänglich gemacht und nach der Konferenz in der Praxis genutzt werden können. Es gibt manchmal einen Markt der Möglichkeiten, bei dem verschiedene Projekte vorgestellt werden. Oder Thementische, an denen die Teilnehmenden sich zu spezifischen Fragestellungen austauschen können.

Vorteile des Online-Formats für Teilnehmende

• Keine Anreise: Regional bedeutet nicht automatisch kurze Wege – die Einzugsgebiete regionaler Bildungsbüros können recht groß sein. Wenn die Anreise entfällt, kann das für die Teilnehmenden eine Zeitersparnis von mehreren Stunden bringen.
• Unkomplizierte Teilnahme: Insbesondere Lehrende können sich häufig die Zeit für eine ganztägige Veranstaltung nur schwer freischaufeln. Zu einer Online-Veranstaltung können sie sich ohne großen Aufwand zuschalten – notfalls auch nur für bestimmte Programmpunkte.
• Neue Impulse: Wer kennt das nicht? Man trifft sich und steuert instinktiv bekannte Gesichter an. Online hingegen lassen sich Gruppen einfacher mischen und zufallsbasiert zusammensetzen. Der Wechsel zwischen Räumen geht viel schneller als in Präsenz, sodass sich Gruppen ohne größere Zeitverluste auch mehrfach mischen lassen.
• Beteiligung: In einem Präsenz-Plenum können nicht alle zu Wort kommen, die etwas sagen oder fragen möchten. Online gibt es zusätzliche Beteiligungsmöglichkeiten für alle Teilnehmenden über Chatbeiträge, Umfragen oder Interaktionstools.

Vorteile des Online-Formats für Veranstaltende

• Geringerer Organisationsaufwand bei fachfremden Themen und Aufgaben: Raumsuche, Beschaffung von Catering und Technik vor Ort sind selten Kernkompetenz der Veranstaltenden – beim Online-Format entfallen sie praktischerweise. Von Veranstalterseite ist weniger Organisation nötig, denn die technische und organisatorische Vorbereitung steuert die Online-Veranstaltungsagentur.
• Flexiblere Reaktion auf Nachfrage: Häufig ist die erwartete Teilnehmendenzahl schlecht einschätzbar. Manchmal muss sie von vorneherein begrenzt werden, weil der avisierte Raum nicht genügend Platz bietet. Kurzfristig umzubuchen ist oft nicht möglich. Oder es melden sich deutlich weniger Personen an als gedacht – dann bleiben Veranstaltende im schlimmsten Fall auf dem Catering sitzen oder haben einen zu großen Raum gebucht. Online ist das kein Thema.
• Mehr Auswahl: Auch besonders gefragte Referierende sind häufig im Online-Format eher verfügbar, da die Anreise entfällt.
• Kürzere Vorlaufzeiten: Die Planung ist insgesamt kurzfristiger möglich – zumindest von Seiten der Agentur. Referierende und die inhaltliche Konzeption müssen natürlich mit ähnlichem Vorlauf wie in Präsenz geplant werden.
• Planungssicherheit: Ob Bahnstreik, Unwetter oder – was niemand hofft – doch nochmal eine Pandemiewelle: Mit einer Online-Veranstaltung seid ihr auf der sicheren Seite, denn die kann immer stattfinden.

Umsetzung: große Bandbreite

Bei der Umsetzung und Größenordnung von Bildungskonferenzen haben wir eine große Bandbreite erlebt:

1. Ein Bildungsbüro führte die Bildungskonferenz als kompakte, knapp 4-stündige Nachmittagsveranstaltung in einem einfachen Zoom-Raum durch. Es begann mit einer kurzen Begrüßung, darauf folgte ein interaktiver Impulsvortrag, der durch kurze Austauscheinheiten in Kleinstgruppen und im Plenum in drei Teile unterteilt war. Darauf folgten parallele 90-Minuten-Workshops in Breakout Sessions und ein kurzer Abschluss im Plenum. Eine sehr kurzweilige, interaktive Veranstaltung mit ca. 115 Teilnehmenden!
2. Eine andere Variante war eine Veranstaltung mit Beginn am späten Vormittag, bei der nach Grußworten und einem wissenschaftlichen Vortrag ein Markt der Möglichkeiten auf einer begleitenden Website vorgestellt wurde. Dieser öffentliche Teil wurde außerdem durch Gebärdendolmetschende begleitet und live gestreamt. Am Nachmittag folgte der Austausch in Fachforen in separaten Zoom-Räumen. Ein Radiomoderator führte durch das ganze Programm.
3. Eine weitere Bildungskonferenz wurde ebenfalls als ganztägige Veranstaltung geplant, jedoch mit einem leistungsfähigen Konferenztool für bessere Orientierung und Außenwirkung, Workshops in Breakout Sessions sowie Themenforen in einer 2D- Lounge.

Es sind also viele Varianten für sehr unterschiedliche Budgets umsetzbar.

Und selbstverständlich lassen sich all diese Erkenntnisse auch auf Fachkonferenzen anderer Branchen übertragen.

Übrigens: Natürlich ist auch eine hybride Durchführung denk- und machbar. Prüft hier aber genau, ob dadurch wirklich ein größerer Nutzen entsteht – jenseits des (verständlichen) Wunsches „die Vortragenden möchten lieber zu uns vor Ort kommen“. Oft ist hybrid einfach nur komplizierter, aufwändiger und teurer.

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Plant ihr eine Bildungskonferenz und denkt darüber nach, die Veranstaltung online oder hybrid durchzuführen? Dann fragt doch mal die Lindmanns! Wir beraten gern!

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