Digitales Austauschformat wirksam und effizient

„Wir planen ein virtuelles Event, bei dem die Teilnehmenden in kleinen Breakout-Gruppen die Möglichkeit haben, sich in persönlichen Gesprächen mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern auszutauschen. Können Sie uns dabei wieder unterstützen?“

Natürlich konnten und wollten wir das – nachdem die Biodiversity Exploratories das Format bereits zu Pandemiezeiten im Rahmen einer großen virtuellen Tagung mit uns umgesetzt hatten, sollte es nun als eigenständige Austauschveranstaltung stattfinden. Die Koordinierungsstelle des Verbundprojekts suchte eine Lösung, um Forschende und Interessierte in individuellen Einzel- und Gruppengesprächen zusammenzubringen – ohne Reiseaufwand, aber mit maximaler Effizienz. Das Ergebnis: Ein reibungslos umgesetztes Online-Format, das bei Teilnehmenden und Forschenden gleichermaßen punkten konnte. Dank smarter Terminbuchung, flexibler Breakout-Räume und technischer Co-Moderation wurde der Austausch nicht nur ermöglicht, sondern auch zeitlich entspannt und inhaltlich wertvoll.

Kunde

Biodiversity Exploratories: eine offene Forschungsplattform für
Wissenschaftler*innen aus ganz Deutschland, die zur biologischen Vielfalt forschen.

Eckdaten:

20 Teilnehmende, 4 Stunden Dauer, technische Co-Moderation für technischen Support und Breakouts, 

Leistungsumfang:

• Einrichtung eines Kalendertools zur Buchung der Gesprächsslots
• Einrichtung des Zoom-Raums mit vorab angelegten Breakout-Räumen
• Projektmanagement und Regieplanung
• Steuerung der Videokonferenz, Support
• Dokumentation mit Chatverlauf und Screenshots

Eingesetzte Tools, Medien, Methoden:

• Videokonferenz: Zoom Meeting Business (in DE gehostet)
• Buchungstool: TuCalendi
• Interaktionstool: Mentimeter
• Methoden: Breakout-Räume

Das Wichtigste auf den Punkt.

Die Veranstaltung begann mit einer Begrüßung durch den Sprecher der Biodiversitäts-Exploratorien, gefolgt von drei Gruppengesprächsrunden á 30 Minuten in vorab vorbereiteten Breakout-Räumen. Nach einer kurzen Pause schlossen sich drei Runden mit Einzelgesprächen an, in denen die Teilnehmenden individuelle Termine mit den Expert*innen wahrnahmen. Die technische Co-Moderation durch Lindmanns sorgte für einen reibungslosen Ablauf: von der Einweisung in die Räume über die Unterstützung bei technischen Fragen und beim Raumwechsel bis zur Dokumentation der Gespräche. 

Durch das flexible Format mussten sich die teilnehmenden Forscherinnen und Forscher lediglich einen Vormittag freihalten und konnten eventuelle Leerlaufzeiten effizient nutzen, da sie ja am heimischen Schreibtisch blieben. 

Feedback der Teilnehmenden.

Die Rückmeldungen der Teilnehmenden und Forschenden waren durchweg positiv: Sie lobten das angenehme Gesprächsklima und den Austausch auf Augenhöhe. Besonders hervorgehoben wurde die Zeiteffizienz des Formats, da keine Anreise nötig war und Leerlaufzeiten genutzt werden konnten. Viele wünschten sich, das Format öfter durchzuführen, und äußerten den Wunsch nach längeren Gesprächen, insbesondere für die Gruppendiskussionen. Auch die Mischung aus Einzel- und Gruppengesprächen kam gut an.

Nicht nur für die Wissenschaft sinnvoll!

Das Format „Forschung im Gespräch“ ist nicht nur für wissenschaftliche Verbundprojekte ideal, sondern lässt sich branchenübergreifend einsetzen. Ob in Unternehmen (z. B. für interne Expert*innenrunden oder Netzwerk-Events), im Bildungssektor (z. B. für digitale Sprechstunden oder Mentoring-Programme) oder im Non-Profit-Bereich (z. B. für Austauschformate mit Stakeholdern oder Förder*innen: Überall, wo individuelle Gespräche und effiziente Terminplanung im Mittelpunkt stehen, kann dieses Modell überzeugen. Besonders für dezentrale Teams, internationale Projekte oder zeitlich begrenzte Formate bietet es eine skalierbare, stressfreie Lösung, die Teilnehmende und Veranstaltende gleichermaßen entlastet.

Rückmeldung der Auftraggeberin:

„Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit und eure fantastische Umsetzung des Formats ‚Biodiversität im Gespräch‘. Die Rückmeldungen der Expert*innen waren durchweg positiv.“

Dr. Franca Marian
Wissenschaftliche Koordination Biodiversitäts-Exploratorien

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