F&A-Tool in Zoom Webinar richtig konfigurieren – so geht‘s

Das F&A-Tool ermöglicht das geordnete Beantworten von Fragen in Videokonferenzen. Das klingt zu schön, um wahr zu sein: endlich kein Durcheinander mehr im Chat!

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Mit dem F&A-Tool von Zoom können Teilnehmende ihre Fragen gebündelt an einem Ort stellen. Das strukturiert Fragerunden enorm. 

Worauf ihr konzeptionell achten solltet und was die Vor- und Nachteile der Funktion sind, das haben wir in unserem ausführlichen Ratgeberartikel „F&A-Tool im Webinar: mehr Struktur, weniger Stress, bessere Interaktion“ erklärt. 

Lizenz-Voraussetzungen

Das F&A-Tool ist in der normalen Zoom-Pro-Lizenz nicht enthalten, es ist also eine Zusatzlizenz notwendig. Das kann entweder das Webinar-Add-on oder eine andere Lizenz sein, wie Zoom Sessions oder Zoom Events.

Wer F&A in einem normalen Zoom Meeting nutzen möchte, braucht dazu einen Business, Enterprise oder Education Account. 

Voreinstellungen im Backend

Damit die Funktion im Webinar überhaupt zur Verfügung steht, muss sie vorab im Zoom-Webportal eingerichtet werden. Im Einstellungsmenü findet sich unter „Webinar“ der Punkt „Fragen und Antworten“, der aktiviert werden muss: 

Die „Zusätzlichen Einstellungen“ können auch noch im laufenden Webinar angepasst werden, solange die „Fragen und Antwort“ Funktion im Webportal aktiviert wurde. Dazu mehr im folgenden Abschnitt.

Einstellungen während des Webinars

Während eines Webinars können Host, Co-Hosts und Diskussionsteilnehmende eingereichte Fragen im F&A-Fenster sehen. Alle unbeantworteten Fragen erscheinen unter dem Reiter „Offen“. 

Diese lassen sich live, also auf der Tonspur, oder schriftlich beantworten. Diskussionsteilnehmende können beispielsweise auf „Antwort in Echtzeit“ klicken, um zu signalisieren, dass sie die Frage verbal beantworten werden. Ist in der Fragerunde beispielsweise nicht genug Zeit, um alle Fragen verbal zu beantworten, lassen sich diese auch schriftlich über die Option „Antwort eingeben“ bearbeiten. Anschließend wandern die Fragen ins Menü „Beantwortet“.

Fragen, die – aus welchem Grund auch immer – nicht beantwortet werden sollen, können von Hosts und Diskussionsteilnehmenden ausgeblendet werden und bleiben dann im Reiter „Ausgeblendet“ unsichtbar für die Teilnehmenden. Dafür auf die drei Punkte neben der Frage klicken und „Ignorieren“ auswählen.

Optionen für Teilnehmende

Die zuvor im Backend schon vorhandenen zusätzlichen Einstellungen können während des laufenden Webinars noch verändert werden: 

• „Teilnehmer können Fragen einreichen“ – dieser Haken sollte natürlich immer gesetzt sein.
• „Anonyme Fragen zulassen“ – selbsterklärend: Teilnehmende können anonym bleiben.
• „Teilnehmern die Erlaubnis zur Ansicht geben“ – hier gibt es zwei grundsätzliche Optionen:
  • „nur beantwortete Fragen“ – Fragen werden den Teilnehmenden erst angezeigt, wenn sie beantwortet wurden. Selten sinnvoll.
  • „alle Fragen“ – Teilnehmende sehen alle Fragen, die gestellt wurden. Darunter gibt es noch zwei Optionen:
• „Teilnehmer können zustimmen“ – hier können sie mit „Daumen hoch“ liken. Dies ist besonders sinnvoll, damit sich Fragen nicht doppeln.

„Teilnehmer können kommentieren“ – hierdurch kann eine inhaltliche Diskussion zwischen den Teilnehmenden entstehen. Aktivieren, wenn das gewünscht ist. 

Tipp zum Schluss: Sortieren!

Für den besseren Überblick könnt ihr als Host, Co-Host oder Diskussionsteilnehmer*in die Fragen sortieren nach„Neuestes“ oder „die meisten Stimmen“.  Die Beschriftung ist schlecht lesbar und wird gern übersehen. Das ist aber eine sehr praktische Funktion, mit der ihr nach Beliebtheit oder Chronologie filtern könnt. 

Habt ihr Fragen zum F&A-Tool? Schreibt uns! Wir unterstützen gern! Folgt @Lindmanns auf LinkedIn und abonniert unseren Newsletter, um weitere Tipps, Ratgebertexte und Erfahrungsberichte nicht zu verpassen.