Planungssicherheit ist kein Nice-to-have.

Wenn nicht klar ist, wer was übernimmt und wann welche Folie erscheint, wird es chaotisch auf der Bühne. Gute Planung verhindert das und schafft gleichzeitig Raum für echte Spontaneität.

Wenn viele Aktive in einem Online-Format beteiligt sind, entsteht nur dann Sicherheit, wenn alle genau wissen, was wann zu tun ist. Und selbst wenn das Webinar oder der Online-Fachtag technisch einwandfrei aufgesetzt ist, kann noch Chaos entstehen, wenn die Planung lückenhaft ist. Wer leitet in die Fragerunden ein, wer teilt das Video? Wo sind die Folien, wenn die Verbindung der Referierenden abbricht? Was passiert, wenn der Ton streikt? Wer übernimmt die Moderation, wenn jemand ausfällt?

Planungssicherheit bedeutet: Die richtigen Strukturen sind vorab geschaffen, alle Beteiligten wissen, was sie wann tun. Und wenn doch etwas schiefgeht, gibt es einen Plan B. Das Ergebnis: ein entspanntes Event für alle, die auf der Bühne stehen, und für alle dahinter auch.

Der Regiecheck: Eine Woche vorher, nicht fünf Minuten davor.

Etwa eine Woche vor der Veranstaltung führen wir einen Regiecheck mit allen Aktiven durch: Eventmanagement, Moderation, Projektmanagement der Veranstaltenden und die Referierenden. Bei komplexeren Formaten kommt auch die technische Co-Moderation dazu.

Zwei Dinge passieren in diesem Termin.

Erstens: Wir testen das technische Set-up aller Beteiligten. Macht das Videokonferenzsystem Probleme? Stimmen Ton und Licht? Gibt es Netzwerkbeschränkungen, die eine stabile Verbindung verhindern? All das ist schon vorgekommen. Wer das erst kurz vor dem Start herausfindet, hat ein Problem. Wer es eine Woche vorher weiß, hat noch Zeit, es zu lösen. Wichtig: Alle sollten im gleichen Set-up am Regiecheck teilnehmen, wie später in der Veranstaltung.

Zweitens: Wir gehen den Ablauf einmal auf die Minute durch. Wer übernimmt welchen Programmpunkt? Wie lang dauert was? Wo sind die Übergaben? Diese Durchsprache ist die Grundlage, auf der der Regieplan dann befüllt wird.

Der Regieplan bietet Orientierung für alle Beteiligten.

Der Regieplan ist das zentrale Instrument für Planungssicherheit. Er gibt allen Beteiligten, vor und hinter den Kulissen, zu jedem Zeitpunkt Orientierung: Wer ist wann dran? Welche Folie wird geteilt? Wann wird welche Website angesprochen und sollte als Link in den Chat? Wer beantwortet Fragen und wer macht Screenshots?

Was ein Regieplan konkret enthält, wie er aufgebaut ist und warum er ruhig sehr detailliert sein darf, haben wir in unserem Beitrag „Regieplan: Warum Detailplanung Freiheit schafft“ ausführlich beschrieben. Hier nur so viel: Gute Planung schafft am Ende sogar mehr Raum für Flexibilität, so paradox das klingen mag.

Doppelte Strukturen – weil Technik manchmal einfach streikt.

Selbst mit bestem Regiecheck kann im Live-Betrieb etwas schiefgehen. Deshalb bauen wir aus Erfahrung doppelte Strukturen ein.

Ein Beispiel: Auch wenn Referierende ihre Folien selbst teilen, hat die technische Co-Moderation die Präsentation gleichzeitig geöffnet und kann im Notfall sofort einspringen. Teilen wir die Präsentation, hat auch die zweite Co-Moderation Zugriff auf die Folien. Gleiches gilt für alle Materialien, die geteilt werden sollen.

Weitere Maßnahmen, die sich bewährt haben:

• Ein zweites Headset für Referierende, um im Fall von leeren Akkus oder defekten Headsets switchen zu können.
• Ein Smartphone mit mobilem Hotspot liegt bereit, falls die Internetverbindung ausfällt.
• Alle wichtigen Dateien liegen an einem zentralen, für alle Aktiven zugänglichen Ort und nicht nur auf dem Rechner einer einzelnen Person.

Back-up-Kommunikationskanal: Absprachen, die nicht ins Meeting gehören.

Während die Veranstaltung läuft, brauchen Host, Co-Moderation, Moderation, Referierende und Orga-Team einen Kommunikationskanal, der unabhängig von der Event-Plattform funktioniert. Denn interne Absprachen gehören nicht vor das Publikum.

Wir nutzen aus Datenschutzgründen Signal als Messenger-Kanal, der für alle Aktiven gilt und für alles genutzt wird, was nicht auf die Bühne gehört: ein Punkt wird geskippt, die Zeit läuft über, eine knifflige Teilnehmendenfrage braucht kurze Abstimmung, bevor die Moderation sie aufgreift etc.

Planungssicherheit ist das Fundament für Entspannung.

Wer gut plant, muss während der Veranstaltung nicht improvisieren – zumindest nicht dort, wo es vermeidbar ist. Alle Beteiligten können sich auf ihre Rolle konzentrieren: die Moderation auf die Teilnehmenden, die Referierenden auf ihre Inhalte, die technische Co-Moderation auf die Abläufe.

Das klingt nach viel Aufwand im Vorfeld. Ist es auch. Aber es ist der Aufwand, der dafür sorgt, dass ein Online-Event am Ende entspannt und professionell ist.

Wer diesen Aufwand nicht alleine stemmen möchte: Genau dafür sind wir da.

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