Datenschutz & Rechtssicherheit bei Online-Events: Was zu wissen ist, bevor jemand auf „Aufzeichnen“ drückt.

Viele Online-Events werden kommentarlos aufgezeichnet. Ohne Hinweis, ohne Einwilligung, ohne Datenschutzerklärung ist das nicht nur rechtlich heikel, sondern verspielt auch das Vertrauen der Teilnehmenden.

Du nimmst an einem Webinar teil, stellst eine persönliche Frage und findest dich später auf YouTube wieder? Wenn du das nicht wusstest, kann das ein Schock sein. So etwas kommt aber gar nicht so selten vor. Dass der Datenschutz bei Online-Events unterschätzt wird, beobachten wir immer wieder. Meetings werden kommentarlos aufgezeichnet, eine Datenschutzerklärung wird weder verlinkt noch erwähnt. Präsentationsfolien der Referierenden werden verwendet, ohne Nutzungs- und Urheberrechte zu klären. Das kann nicht nur unangenehm, sondern auch teuer werden.

Dabei lässt sich Rechtssicherheit bei Online-Veranstaltungen mit klaren Prozessen herstellen. Einmal aufgestellt, ist der Aufwand auch nicht mehr besonders groß.

Aufzeichnungen: Transparenz schafft Vertrauen.

Der häufigste Datenschutzverstoß, den wir bei Online-Events beobachten, ist die Aufzeichnung ohne Information und Einwilligung. Wer aufzeichnet, muss das kommunizieren, und zwar bevor die Aufzeichnung startet. Idealerweise vor oder bei der Anmeldung, auf jeden Fall aber zu Beginn der Veranstaltung, ehe ihr die Aufzeichnung startet.

Unser bevorzugter Ansatz: Wir informieren mehrfach: Schon bei der Anmeldung gibt es einen Verweis auf unsere Datenschutzbestimmungen und den Hinweis darauf, dass wir aufzeichnen, wenn wir es denn tun. Diese Hinweise werden mit der Anmeldung als gelesen bestätigt. Zu Beginn der Veranstaltung weisen wir auch noch einmal auf die Aufzeichnung hin: auf der Tonspur und im Chat, zusammen mit einem Link zur Datenschutzerklärung. So ist alles dokumentiert und für alle transparent.

Außerdem schneiden wir Aufzeichnungen so, dass Teilnehmende am Ende nicht zu sehen sind. Das wird in der Regel sehr gut angenommen: Wird diese Information zeitig und mehrfach angebracht, sinkt die Hemmschwelle zur Beteiligung. Denn wer weiß, dass die eigene Kachel nicht in der Aufzeichnung landet, traut sich eher, die Kamera einzuschalten oder eine Frage zu stellen. Damit das beim Schnitt funktioniert, hilft eine klare Struktur in der Regieplanung.

Einwilligung der Referierenden: Schriftlich und vollständig.

Von Referierenden holen wir die Einwilligung zur Aufzeichnung grundsätzlich schriftlich ein. Das Dokument enthält zwei wichtige Bestandteile:

• Die Zustimmung zur Aufzeichnung und zur Veröffentlichung des Mitschnitts, inklusive der Präsentation und etwaiger Handouts.
• Die Erklärung, dass die verwendeten Inhalte frei von Rechten Dritter sind. Das bedeutet, dass Bilder, Grafiken und andere Materialien in der Präsentation rechtlich sauber sind.

Letzteres klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Im Regiecheck vor der Veranstaltung sprechen wir das Thema regelmäßig noch einmal aktiv an. Erstaunlich viele Referierende geraten ins Grübeln und überarbeiten ihre Präsentation anschließend noch einmal. Besser vorher als nachher.

Plattformwahl: Wo landen all die Daten?

Wer eine Videokonferenzplattform für Online-Formate einsetzt, sollte wissen, wo die Daten verarbeitet werden. US-amerikanische Anbieter unterliegen US-amerikanischem Recht und das kann mit der DSGVO kollidieren.

Wir selbst arbeiten sehr gerne mit Zoom und können das auch tun. Denn es gibt Anbieter, die Zoom auf EU-Servern bzw. sogar deutschen Servern DSGVO-konform betreiben, etwa WTG oder die Telekom: Wir empfehlen grundsätzlich DSGVO-konformes Hosting, und erfreulicherweise gibt es immer mehr Tools, die dieses Kriterium erfüllen. Da wir aktuell überwiegend mit Zoom als Videokonferenztool arbeiten, halten wir uns jedoch mit konkreten Empfehlungen zurück. Das bedeutet jedoch ausdrücklich nicht, dass diese Optionen schlecht wären. Wer weiß, vielleicht finden wir demnächst noch einmal Zeit, wieder neue Tools auf Herz und Nieren zu testen und die Ergebnisse zu teilen.

Bei der Toolauswahl sollte also die Frage nach Serverstandort und Datenschutz von Anfang an mitgedacht werden und nicht erst, wenn die Datenschutzbeauftragte nachfragt.

KI-Assistenzen: Achtung mit den technischen Zeugen.

KI-gestützte Transkriptions- und Zusammenfassungstools werden bei Online-Events zunehmend eingesetzt. Auch Zooms eigener AI Companion. Oft wird auch das unbedacht getan: Ist ein solches Tool aktiviert, läuft es mit und die Teilnehmenden wissen es oft nicht einmal. Das ist datenschutzrechtlich mehr als problematisch. Wir handhaben das klar: In internen Meetings können KI-Assistenzen sinnvoll sein. Bei Webinaren und anderen Online-Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden deaktivieren wir sie grundsätzlich. Und zwar aus zwei Gründen:

Erstens ist nicht transparent, wo die Daten genau verarbeitet werden. Auch bei EU-gehosteten Plattformen gilt das für KI-Funktionen nicht zwingend.

Zweitens geht es um Kontrolle: Wer selbst aufzeichnet, kann im Schnitt eingreifen: Passagen entfernen, Wünsche der Referierenden berücksichtigen, Teilnehmende herausschneiden. Wer zulässt, dass andere Teilnehmende transkribieren oder aufzeichnen, gibt diese Kontrolle ab.

Das gilt übrigens für Aufzeichnungen durch Teilnehmende generell: Auch das unterbinden wir aktiv. Durch entsprechende Hinweise vor und während der Veranstaltung, und wo möglich auch im Backend.

Datenschutzerklärung: Aktuell halten und aktiv kommunizieren.

In die Datenschutzerklärung gehören natürlich alle diese Infos. Sie sollte neben den üblichen Informationen auch Hinweise auf die verwendeten Tools für Events und Meetings und deren Datenschutzrichtlinien enthalten und natürlich auch auf Widerspruchs- und Löschrechte der Teilnehmenden. Wichtiger noch: Die Datenschutzerklärung muss nicht nur existieren, sondern auch kommuniziert werden. Ein Link im Chat zu Beginn der Veranstaltung ist das Minimum. Hier geht es zu unserer Datenschutzerklärung.

Datenschutz ist keine Pflichtübung, sondern eine Frage der Haltung.

Wer Datenschutz bei Online-Events ernst nimmt, schützt nicht nur sich selbst vor rechtlichen Risiken. Er signalisiert den Teilnehmenden und Referierenden: Hier wird sorgfältig gearbeitet. Das schafft Vertrauen und das ist bekanntermaßen die Grundlage für eine gelungene digitale Zusammenkunft, bei der sich alle beteiligen.

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