Weniger Stress für Referierende bei Online-Events

Wenn Referierende gleichzeitig referieren, die Technik bedienen und den Chat im Blick behalten müssen, leidet das Wesentliche: der Inhalt.

Referierende sind Fachleute für ihre Inhalte, nicht für die Technik. Und das sollten sie auch gar nicht sein müssen! Fragt man Referierende, was für sie der größte Stressfaktor bei Online-Workshops und Webinaren ist, kommt fast immer als Antwort: Technik, die nicht funktioniert, und Technik, die so viel Aufmerksamkeit fordert, dass man ständig abgelenkt ist. Beides lässt sich verhindern: das eine durch gute Vorbereitung, das andere durch klare Aufgabenteilung.

Entspanntes Ankommen: der Bremsweg vor dem Start.

Mindestens 20, besser 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn sind Referierende bei uns bereits im Meeting, um entspannt anzukommen.

In dieser Zeit prüfen wir gemeinsam Bild- und Tonqualität, klären letzte Fragen, üben das Teilen der Folien oder die Foliensteuerung noch einmal. Manchmal schalten wir die Kamera dann auch wieder aus, damit alle in Ruhe durchatmen können, bevor es losgeht. Dieser Bremsweg macht den Unterschied zwischen einem gehetzten Start und einem souveränen Auftritt.

Klare Aufgabenteilung: Technik ist nicht ihr Job.

Während der Online-Veranstaltung kümmert sich die technische Co-Moderation um alles, was hinter den Kulissen passiert: Chat, F&A-Tool, Foliensteuerung, Übergaben, Screenshots. Referierende müssen das weder beobachten noch bedienen. Auf einer Präsenzbühne kommt doch auch niemand auf die Idee, dass die Speakerin während des Vortrags den Ton abmischt und das Licht setzt. Die Moderation macht das üblicherweise auch nicht. Wieso denken so viele Veranstaltende von Online-Events, sie ohne diese Unterstützung laufen zu lassen sei eine gute Idee?

Man merkt es: Referierende, die mitten im Vortrag in den Chat schauen, die Foliensteuerung suchen oder auf technische Fragen reagieren müssen, verlieren den Faden. Und damit das Publikum.

Sogar die Folien sichern wir doppelt ab. Auch wenn Referierende selbst teilen, hat die Co-Moderation die Präsentation parallel geöffnet und kann jederzeit einspringen. Das wissen die Referierenden, und allein dieses Wissen nimmt Druck.

Alle Übergaben sind geklärt, bevor es losgeht.

Eine der häufigsten Unsicherheiten bei Referierenden: Was passiert genau, wenn ich dran bin? Wer gibt mir das Wort? Wie lange habe ich? Was kommt danach?

All das steht im Regieplan und all das wird im Regiecheck besprochen. Wer seinen Einsatz kennt, kann sich auf die Inhalte konzentrieren. Wer rätselt, was als Nächstes passiert, ist mit der Aufmerksamkeit woanders.

Dazu haben wir auch immer noch eine Backstage-Gruppe: ein separater Kommunikationskanal, in den alle Aktiven eingeladen sind. Referierende wissen, dass sie dort jederzeit eine Nachricht schicken können, wenn etwas unklar ist oder schiefgeht, ohne dass das auf der Bühne sichtbar wird. Und sie wissen auch, dass sie dort informiert werden, wenn irgendetwas nicht passt.

Was bleibt, wenn alles andere geregelt ist.

Wenn Technik funktioniert, Übergaben klar sind und jemand anderes den Chat im Blick hat, passiert etwas Schönes: Referierende kommen an. Sie sind präsenter, sprechen freier, gehen auf Fragen ein und übersehen nichts mehr.

Gute Begleitung macht das möglich. Und genau dafür sind wir da.

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