„Ich bin eher der spontane Typ. Müssen wir für die Online-Veranstaltung wirklich alles so genau planen?“ Wir meinen: Ja. Ein Plädoyer für Regiepläne.

Wenn Sie sich mit Ihrem Team verabreden oder ein Kundenmeeting per Zoom planen, dann reicht es in der Regel aus, die Videokonferenz zu terminieren und eine grobe Agenda zu haben. Profis legen sich die wichtigen Dokumente schon auf dem Desktop bereit. Bei einer größeren Veranstaltung sieht die Sache jedoch ganz anders aus.

Stellen Sie sich die folgende Situation vor: Der Moderator hat die Jahrestagung mit 220 Teilnehmenden professionell eröffnet, eine wichtige Person hat eine Begrüßungsrede gehalten. Nun soll ein kurzer Film gezeigt werden.

Das könnte bei „spontanen Typen“ so ablaufen:

Ablauf 1: Spontan ist möglich

Moderator: „Regie – können wir jetzt den Film von der Jubiläumsfeier zeigen?“

Regie: „Oh. Ich hatte wie besprochen den Film von der Messe vorbereitet. Sie möchten jetzt die Jubiläumsfeier zeigen?“

Moderator: „Ja, wenn das geht?“

Regie: „Ja, sicher. Einen kleinen Moment bitte.“

45 Sekunden später …

Moderator: „Klappt das? Sonst zeigen wir den später.“

Regie: „Nein, alles klar. Jetzt sind wir so weit.“

Film läuft

Das ist alles kein Beinbruch. Die Teilnehmenden freuen sich sicher auf den Film und so eine kleine Verzögerung kann mal passieren. Es ist ja auch schön, dass alle hören, dass in der Regie echte Menschen sitzen, die flexibel reagieren können.

Aber vielleicht wünschen Sie sich für Ihre Veranstaltung lieber diesen Ablauf:

Ablauf 2: Nach Regieplan

Moderator: „Bevor wir gleich zu unserem ersten Vortrag kommen, möchte ich Ihnen nun einen kurzen Filmausschnitt von unserer Jubiläumsfeier zeigen“.

Film startet

Der Regieplan ist dein Freund!

Bei Lindmanns haben wir es oft mit Veranstaltungen zu tun, bei denen ein reibungsloser Ablauf wie im zweiten Beispiel wichtig ist. Deshalb sind wir inzwischen berüchtigt für unsere detaillierten Regiepläne. Bei einer komplexen Veranstaltung erschrecken unsere Kund*innen manchmal, wenn sie den Umfang und die Informationsdichte sehen.

Aber dann kommt dieser eine Moment, an dem sie sich entspannt zurücklehnen – gerade, weil alles genau geplant und dokumentiert ist. Das passiert typischerweise bei unserem Regie-Check. Bei diesem Termin etwa eine Woche vor der Veranstaltung gehen wir den Ablauf mit den wichtigsten Akteur*innen noch einmal ganz genau durch und klären die letzten Detailfragen. Das gibt allen Beteiligten Sicherheit.

Wer braucht detaillierte Planung?

Eine genaue Planung im Vorfeld ist besonders wichtig, wenn:

  • der Zeitplan eng ist und reibungslose Abläufe gewünscht sind
  • die Veranstaltung insgesamt professionell wirken soll
  • eine präzise Regie notwendig ist, z. B. wenn bei einer Preisverleihung emotionale Momente inszeniert werden sollen
  • sich Moderierende, Speaker und andere Aktive sicher fühlen möchten und sich nur auf die Inhalte konzentrieren wollen
  • Teilnehmende technisch und methodisch gut unterstützt werden sollen.

Übrigens antworten wir auf die Frage nach dem wirklich finalen Plan meist: „Der kommt ganz kurz vor der Veranstaltung – denn das ist ein lebendes Dokument, das sich bis kurz vor Start noch ändern kann“.

Und zum Schluss ein Trost für Spontane: Wenn alles nach Plan läuft, ist mehr Zeit für spontane Ideen.

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